Benutzergruppen

• Es können je Benutzergruppe unterschiedliche Sach-/Gegenkonten verwendet werden, z.B. für die Unterscheidung von Mitarbeiter/Unternehmer, für Tochtergesellschaften oder Niederlassungen. Tragen Sie zuerst die Konten ein unter Einstellungen -> Buchungskonten und weisen diese dann in der Benutzergruppe zu.
• Für den Export, Buchungs- und Zahlungslisten können Benutzergruppen zu Bereichen zusamengefasst werden. Jeder Bereich erhält eine individuelle Bezeichnung und ist zusätzlich in der Auswahl der Gruppen verfügbar.
• Bei Nutzung von Benutzergruppen können auch unterschiedliche Rechnungsanschriften erfasst und den Gruppen zugeordnet werden.
• Jeder Benutzer kann seiner Bankverbindung eine zusätzliche Zahlungsreferenz hinzufügen. Bei Nutzung der SEPA-XML-Datei wird diese dem Verwendungszweck vorangestellt, z.B. für die Verbuchung auf einem Kreditkartenkonto.

Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.

Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.

Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzliches Menu "Genehmigung".

Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.

Grundsätzliche Themen finden Sie auf der Startseite.

Sie können Ihre Mitarbeiter / Benutzer bei entsprechender Berechtigung selbst verwalten im Menü Einstellungen -> Verwaltung -> Benutzer.

Sie können gleichzeitig bis zu zehn Benutzer anlegen oder eine Datei mit den Benutzerdaten importieren. Die Datei muss im csv- oder txt-Format gespeichert sein und die folgenden Felder als Spaltentitel enthalten:
"Name"*, "Vorname"*, "Anrede"*, "Email"*, "AbteilungFunktion", "Personalnummer", "Strasse", "PLZ", "Ort", "Land", "Telefon", "Mobil", "Kostenstelle", "Kreditor", "IBAN", "BIC", "Urlaubstage", "Eintrittsdatum". (*Pflichtfelder)
Als Trennzeichen sind Semikolon, Komma und Tab erlaubt.
Das Feld Anrede kann wie folgt gefüllt sein: Herr/Frau, Mr/Ms, m/w, m/f

Der Benutzerimport wurde erweitert, es können Gruppen und individuelle Genehmiger auch per Import übergeben werden. Falls benötigt legen Sie Benutzergruppen oder Genehmiger immer vor dem Import an, damit diese direkt beim Import zugeordnet werden können.

Für jeden Benutzer kann jetzt ein abweichender Empfänger der Abrechnungen eingetragen werden. Einstellungen -> Verwaltung -> Benutzer bearbeiten -> Anschrift -> Empfänger abweichend (Funktion muss aktiviert sein unter Optionen).

Zum Erfassen klicken Sie im Menü Einstellungen unter Verwaltung auf Benutzer und dann auf "Benutzer anlegen". Geben Sie zunächst die Vorgabewerte wie Sprache, Währung, Aktivierung und Berechtigung an.

Die Berechtigungsstufen bedeuten:

Wenn Sie für einen Benutzer einen abweichenden Genehmiger eintragen wollen, macht es Sinn, zuerst den Vorgesetzten zu erfassen, damit dieser neuen Benutzern direkt beim Anlegen zugeordnet werden kann.

Als nächstes geben Sie für den/die nachfolgenden Benutzer die Abrechnungseinstellungen ein. Hier werden die Einstellungen des Mandanten verwendet, die Sie jeweils überschreiben können.

Benutzer können nicht gelöscht werden, nachdem der Benutzeraccount aktiviert oder bestätigt wurde, da für den Benutzer dann verknüpfte Daten existieren.

Einen ausgeschiedenen Mitarbeiter können Sie unter Benutzer bearbeiten deaktivieren. Damit bleiben seine Abrechnungen und Werte u.a. für das Berichtswesen und die Weiterberechnung erhalten.

Das Löschen eines Benutzers, insbesondere wenn für diesen kein Vertrag und keine Abrechnung bestehen, übernimmt der Support, bitte senden Sie uns eine Löschanweisung per Kontaktformular.

Für die direkte manuelle Zahlung stehen Zahlungsvoschlagslisten gefiltert nach Status der Abrechnung, Mitarbeitergruppe und Zeitraum zur Verfügung. (Menü Berichte -> Monats-Zahlungsliste)

Die gleichen Listen lassen sich auch als Zahlungsverkehrsdatei (ZV) im SEPA Format (XML nach ISO 20022) exportieren und an Ihre Bank übermitteln (per Webbanking oder Banking-Software). Wie Sie diese Datei an Ihre Bank übermitteln, fragen Sie bitte dort nach.

• Mit den Benutzergruppen ist es möglich mehrere Genehmiger für einen Genehmigungs-/Workflowschritt zuzulassen und für jede Gruppe eine andere Anzahl Schritte vorzugeben.
• Für jede Benutzergruppe kann eine unterschiedliche Bezeichnung für die Genehmigungs-/Workflowschritte vergeben werden.
• Für jede Benutzergruppe kann ein individueller Hilfetext, der nach dem Login oder beim Anlegen einer Reisekostenabrechnung angezeigt wird hinterlegt werden.
• Für Benutzergruppen können ab sofort ein abweichender Firmenname sowie eine abweichende Empfängeradresse für den PDF-Druck angegeben werden.