Buchhaltung

Zu gängigen Buchhaltungsprogrammen bieten wir standardisierte Exportformate (siehe Menü Berichte -> Erweitert -> Export) u.a. Lexware, Datev, Navision, e-conomic, SAP, Sage, Lexware Office, Scopevisio, Collmex, GSD FIBU. Des Weiteren können Sie sich alle Daten im Menü Berichte als csv und im Excel-Format xls exportieren.

Der Export ist individuell filterbar und anpassbar. Bei Bedarf erstellen wir für Sie auch ein individuelles Exportformat, bitte wenden Sie sich an den Support.

Übliche Anpassungen sind:

• Datumsverwendung (Belegdatum, Reisedatum, Exportdatum)
• Datumsformat
• Zuordnungen (Kostenstelle, Kunde, Projekt)
• Mitarbeiterfelder (Username, MA-Nummer, Kreditor)
• Freitextfelder (Kombination, Trennzeichen, Längenbegrenzung)
• Land-/Ortsbezeichnungen

Für den Export verwenden Sie für Datev, Buchhaltung oder ERP-Systeme bitte immer das CSV-Format, für die manuelle Weiterverarbeitung Excel (XLS) und für die Voransicht oder Druck das Format HTML.

• Für den Export ist es möglich unterschiedliche Verrechnungskonten je Zahlweise anzugeben. Verwaltung -> Buchungskonten.
• Jedem Benutzer kann ab sofort ein eigenes Buchungs-/Verrechnungskonto für eine Firmenkreditkarte zugeweisen werden.
• Für den Export zur Buchhaltung können Bewirtungskosten auch direkt in absetzbare und nichtabzugsfähige Bewirtung (70/30%-Split) aufgeteilt und auf unterschiedliche Konten verteilt werden.
• Für den Export in die Scopevisio-Buchhaltung steht ein neues Format für den "Nur-Konto"-Import zur Verfügung. Hiermit können auch Automatikkonten ohne Änderungen bebucht werden, Menü Berichte -> Erweiterte.
• Für den Export in die Datev-Buchhaltung steht u.a. auch das EXTF-Format zur Verfügung, damit sind Importe ohne Festschreibung möglich, Menü Berichte -> Erweiterte.
• Für den Export zu SAP können auch individuelle Buchungsschlüssel sowie individulle Firmennummern, Kopfteste und Belegtexte vergeben werden.
• Für die Collmex Buchhaltung steht eine Export-Schnittstelle zur Verfügung sowie eine eine direkte Übergabe per API.
• Unsere vollautomatischen Schnittstellen per API zu Lexware Office und Collmex sind jetzt verfügbar. In Kürze folgen SageOne und Scopevisio.

• Es können je Benutzergruppe unterschiedliche Sach-/Gegenkonten verwendet werden, z.B. für die Unterscheidung von Mitarbeiter/Unternehmer, für Tochtergesellschaften oder Niederlassungen. Tragen Sie zuerst die Konten ein unter Einstellungen -> Buchungskonten und weisen diese dann in der Benutzergruppe zu.
• Für den Export, Buchungs- und Zahlungslisten können Benutzergruppen zu Bereichen zusamengefasst werden. Jeder Bereich erhält eine individuelle Bezeichnung und ist zusätzlich in der Auswahl der Gruppen verfügbar.
• Bei Nutzung von Benutzergruppen können auch unterschiedliche Rechnungsanschriften erfasst und den Gruppen zugeordnet werden.
• Jeder Benutzer kann seiner Bankverbindung eine zusätzliche Zahlungsreferenz hinzufügen. Bei Nutzung der SEPA-XML-Datei wird diese dem Verwendungszweck vorangestellt, z.B. für die Verbuchung auf einem Kreditkartenkonto.

In Reisekostenabrechnungen kann die Vorsteuer als Prozentsatz erfasst werden und wird automatisch berechnet. Da die Vorsteuer den Reisen selbst in der Regel nicht betrifft wird die Vorsteuer im Ausdruck der Abrechnung stan­dard­mä­ßig nur als Betrag ausgegeben.

In den Druckoptionen (Einstellungen -> Verwaltung -> Einstellungen) können Sie dies ändern und den Druck von Summen und Notizen konfigurieren.

Die detaillierten Angaben zur Vorsteuer mit Prozentsatz und Betrag wird in der Regel erst bei in der Buchhaltung benötigt, daher sind die Werte mit Steuern und Prozentsatz unter Alle Abrechnungen -> Monatsbuchungsliste nach Kostenart und Vorsteuersatz summiert dargestellt. Hiermit müssen ähnliche Positionen nicht einzeln in der Buchhaltung erfasst werden.

Onexma stellt Ihnen alle erfassten und berechneten Daten in umfangreichen Berichten, Listen und als Export zur Verfügung. Alle Details sehen Sie auf der Startseite.

• Controlling: Sie können im Menüpunkt Berichte Summen je Mitarbeiter und Kostenart nach Monat und Jahr abrufen, sowie Summen je Mitarbeiter, Projekt, Kunde und Kostenstelle. Zusätzlich haben Sie dort einen Drill-Down auf Einzelbelege mit den entsprechenden Zuordnungen.
  
  
• Buchhaltung / Zahlungsverkehr: Im Menü 'Alle Abrechnungen' finden Sie Buchungslisten je Abrechnung oder als Summenliste je Monat mit Aufschlüsselung nach Kostenarten und Steuersätzen. Falls Ihre Mitarbeiter kreditorisch buchen, erhalten Sie die Buchungsliste auch mit Gruppierung nach Mitarbeitern, Kostenarten und Steuersätzen.
  
  
• Die Zahlungsvorschlagsliste erhalten Sie ebenfalls in zwei Formaten: als Summenliste mit Monatssummen und als Zahlungsvorschlagsliste mit Einzelabrechnungen.
  
  
• Einen Bericht über einen Zeitraum können Sie mit diversen Optionen und einem Zusatztext abrufen unter Berichte -> PDF-Bericht.
• Die Zurodung / Weiterberechnung nach Projekt, Kunde oder Kostenstelle kann als PDF-Report wahlweise mit zusätzlichem Text und gescannten Belegen ausgedruckt werden.
• In Zahlungsvorschlagslisten, Buchungslisten und vielen erweiterten Berichten kann das Bezugsdatum ausgewählt werden. Meistens kann gewählt werden zwischen Belegdatum, Enddatum (Ende der Reise oder des Abrechnungszeitraumes), dem Einreichdatum oder dem Erledigungsdatum der Abrechnung. Bitte beachten Sie, dass die beiden Letzen nur bei entsprechendem Status Ergebnisse liefern.
• Das PDF-Archiv (alle Abrechnungen eines Zeitraumes als PDF gedruckt und in ein zip verpackt) im Menü Berichte -> Export Archiv ist für die jeweils letzten drei Jahre verfügbar und auch für Benutzer im Tarif Home.
• In den Berichts-/Exportvorlagen können Sie sich Favoriten anlegen, dann stehen diese ganz oben und Sie können eine Notiz für sich oder Ihre Kollegen hinzufügen, siehe Menü Berichte -> Erweiterte.
• In den Berichts-/Exportvorlagen können Sie auch nach Stichworten oder Themen (SAP, Datev, Lexware, Projekte, Mitarbeiter) suchen, siehe Menü Berichte -> Erweiterte.
• Unter Berichte -> Erweiterte Berichte -> Einstellungen steht Ihnen auch ein Export der Projekte zur Verfügung
• Zahlungsvorschlagslisten können direkt als SEPA XML exportiert und bei vielen Banken direkt im Web oder mit einer Banking-Software übermittelt werden. Hierfür ist die Bankverbindung als Ausgangskonto in den Stammdaten der Firma notwendig.

Für abweichende Listen oder Exportformate nutzen Sie die Funktion Eigene Reports oder Export

• Eigene Reports: Sie haben hier unterschiedliche Reportvorlagen, die Berichte (auch mit individuellen Filtern) als PDF oder (HTML)-Tabelle erzeugen. Nicht alle Reportvorlagen stehen in allen Formaten zur Verfügung, insbesondere im PDF Format sind Listen mit vielen Spalten oft nicht darstellbar.
  
  
• Export: Für den Export gibt es ebenfalls unterschiedliche Reportvorlagen, die Ihnen Dateien im csv/Excel-Format erzeugen. Diese werden ebenfalls mit individuellen Filtern kombiniert und sind für unterschiedliche Zwecke und Anwendungen nutzbar. Vorlagen für den csv-Export stehen oft auch als Tabelle zur Verfügung, damit können Sie sich vor dem Export bequem eine Vorschau generieren.
  
  
• Eigene Reportvorlagen: Wenn Sie ein eigenes Format als Reportvorlage oder für den Export benötigen, können wir Ihnen eine Vorlage nach Ihren Bedürfnissen erstellen, bitte wenden Sie sich hierfür an den Support.
  
  Übliche Anpassungen sind:
  • Datumsverwendung (Belegdatum, Reisedatum, Exportdatum)
  • Datumsformat
  • Zuordnungen (Kostenstelle, Kunde, Projekt)
  • Mitarbeiterfelder (Username, MA-Nummer, Kreditor)
  • Freitextfelder (Kombination, Trennzeichen, Längenbegrenzung)
  • Land-/Ortsbezeichnungen
• Für den Export verwenden Sie für Datev, Buchhaltung oder ERP-Systeme bitte immer das CSV-Format, für die manuelle Weiterverarbeitung Excel (XLS) und für die Voransicht oder Druck das Format HTML.

Im Tarif Business haben Sie die Möglichkeit eingescannte Belege direkt einer Abrechnung beizufügen. Die Belege stehen dann innerhalb der Abrechnung online zur Verfügung z.B. zur Prüfung durch den Vorgesetzten. Auf der Startseite erfahren Sie mehr.

Zusätzlich können Sie die Abrechnung inklusive der Belege als PDF Datei drucken.*

Sie können Belege auch bereits vor Erfassung der Abrechnung hochladen und diese dann später einer neuen Abrechnung zuordnen.

Als zusätzlichen Service bietet Ihnen Onexma die Belege per E-Mail an Ihren Benutzeraccount zu senden (Mail-to-Archiv **). Dies ist u.a praktisch, wenn Sie Unterwegs mit dem Handy oder Tabletcomputer ein Foto von einer Quittung machen und diese direkt weiterleiten möchten. Hierfür hat Ihr Benuteraccount bei Onexma eine persönliche E-Mail, die Sie unter Einstellungen -> Archiv einsehen können.

In der Regel werden die eingehenden Dokumente alle 5 Minuten verarbeitet. Sie werden benachrichtigt sobald Ihre Dokumete bereitstehen. Nachts ab 24 Uhr werden die Dokumente alle 15 Minuten verarbeitet.

Bitte beachten Sie, dass für nach deutschem Recht oft der Originalbeleg benötigt wird, daher sollten Sie die Originalbelege zusätzliche aufbewahren oder mit Ihrer Buchhaltung/ Stuerberater abklären, wie in Ihrem Fall vorzugehen ist.

* Bei einigen PDF Dateien kommt es vor, dass diese komprimiert oder verschlüsselt sind und nicht in die Abrechnung eingebunden werden können. In diesem Fall wird die Abrechnung ohne das betreffende PDF erzeugt und Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail.

** Die Anhänge von E-Mails sind oft unterschiedlich formatiert, was zu Problemen führen kann. Obwohl uns derzeit nur ein Problem mit MS Outlook bekannt ist, schließen wir für die Funktion Mail-to-Archiv die Gewährleistung aus. Bestimmte (seltene) Konfigurationen von Outlook 2007/2010 erzeugen als Anhang eine winmail.dat Es ist dann notwenig Ihr Outlook anzupassen: Lösung bei Microsoft Support