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Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand ansetzen und Steuern sparen

In der modernen Berufswelt gehören Dienstreisen in vielen Unternehmen zum täglichen Geschäft. Nicht nur Außendienstvertreter, sondern auch Innendienstmitarbeiter sind zu Kundenterminen, Konferenzen, Vertragsverhandlungen oder Messen quer durch die Republik unterwegs - häufig auch international. Bei jeder Dienstreise fallen Kosten an, die gedeckt werden wollen.

Das Gute: Wenn Sie beruflich mehr als acht Stunden unterwegs sind, können Sie Ihre Verpflegungskosten bei der Steuererklärung pauschal absetzen. Der absetzbare Pauschbetrag orientiert sich an der Länge der Dienstreisen. Aber wie hoch sind die Pauschbeträge? Wie unterscheidet sich der Pauschbetrag für Inlandsreisen vom Pauschbetrag für Reisen ins Ausland? Wir fassen die wichtigsten Fakten zusammen.

Höhe des Pauschbetrages abhängig von Dauer und Ziel

In der Regel unternehmen Sie eine Dienstreise direkt im Auftrag Ihres Vorgesetzten. Gerade bei längeren Dienstreisen gehen die Auslagen angefangen von der Verpflegung in Hotels und Restaurants bis hin zum Coffee-to-Go ins Geld. In den meisten Fällen kommt jedoch die Firma für die Übernachtungs- und Verpflegungskosten auf, denn der Mehraufwand kann nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Übernimmt das Unternehmen die Mehrausgaben nicht, können Sie diese Mehrausgaben gemäß § 9 Absatz 4a EStG im Rahmen der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Dabei gibt es jedoch einige Punkte zu beachten. Allem voran muss sichergestellt sein, dass der Verpflegungsmehraufwand überhaupt absetzbar ist. Das ist nur der Fall, wenn die Kosten im Rahmen einer tatsächlich beruflichen, auswärtigen Tätigkeit mit einer gewissen Mindestdauer angefallen sind.

Zudem handelt es sich bei der Verpflegungspauschale um einen Betrag, der nur dem Mehraufwand entspricht, der Ihnen entsteht. Gemeint sind die angefallenen Kosten abzüglich der Kosten, die Ihnen bei der Verpflegung zu Hause entstanden wären. Die vollständigen Rechnungsbeträge anzusetzen, hat also keinen Erfolg. Da die Ermittlung des individuellen Mehraufwands für die Verpflegung sehr aufwendig ist, sieht der Gesetzgeber wie in vielen anderen Bereichen Pauschalbeträge (Pauschbeträge) vor. Wie hoch die Pauschbeträge sind, hängt sowohl vom Zielland der Dienstreise als auch von der Reisedauer ab.

Liegt die Dauer der Dienstreise unter 8 Stunden, können Sie keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Für Lkw-Fahrer, die aus der Natur der Sache heraus einen Großteil ihrer Arbeitszeit außerhalb der Unternehmensstandorte verbringen, gilt eine Sonderregelung. Für auswärtige Übernachtungen können Kraftfahrer nun einen Pauschbetrag von 8 Euro ansetzen. Wichtig: All diese Angaben gelten nur für Dienstreisen im Inland.

Achtung: Steuererklärung für 2019

Achten Sie bitte darauf, dass die aktuellen Pauschbeträge erst ab dem Jahr 2020 gelten. Müssen Sie noch Ihre Steuererklärung für das Jahr 2019 oder vorangegangene Jahre erledigen, gelten die alten Pauschbeträge. Für An- und Abreisetage können Sie hier ebenso nur 12 Euro ansetzen wie für Dienstreisen von mehr als 8 aber weniger als 24 Stunden Dauer. Pro Kalendertag (mindestens 24 Stunden) können Sie für das Jahr 2019 sowie für frühere Jahre 24 Euro beim Fiskus absetzen.

Tipp: Gerade Außendienstmitarbeiter nehmen mehrere kürzere Dienstreisen pro Tag wahr. Für solche Fälle hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, die Zeiten mehrerer Dienstreisen zusammenzurechnen. Übersteigt die Summe die Marke von 8 Stunden, können Sie den entsprechenden Pauschbetrag in Anspruch nehmen.

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Ausland - Wo sind die Besonderheiten?

Für Dienstreisen ins Ausland wiederum gelten abweichende Pauschbeträge. Diese sind leider nicht einheitlich, sondern unterscheiden sich in Abhängigkeit vom jeweiligen Zielland. Der folgenden Auflistung können Sie die ansetzbaren Pauschalbeträge für die häufigsten Dienstreiseländer entnehmen:

USA: 51 Euro (Aufenthalt mindestens 24 h), 34 Euro (An- und Abreisetag über 8 h)
Großbritannien: 51 Euro (Aufenthalt mindestens 24 h), 34 Euro (An- und Abreisetag über 8 h)
Frankreich: 44 Euro (Aufenthalt mindestens 24 h), 29 Euro (An- und Abreisetag über 8 h)
Österreich: 40 Euro (Aufenthalt mindestens 24 h), 27 Euro (An- und Abreisetag über 8 h)
Niederlande: 47 Euro (Aufenthalt mindestens 24 h), 32 Euro (An- und Abreisetag über 8 h)
VAE: 65 Euro (Aufenthalt mindestens 24 h), 44 Euro (An- und Abreisetag über 8 h)
Japan: 52 Euro (Aufenthalt mindestens 24 h), 35 Euro (An- und Abreisetag über 8 h)

(Werte für 2020)

Abgesehen vom abweichenden Pauschbetrag funktioniert die Abrechnung für den Verpflegungsmehraufwand auch bei Auslandsreisen gleich. Die Angaben für weitere Länder finden Sie auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums. Achtung: Für alle Länder, die in der Tabelle nicht erfasst sind, gilt der Verpflegungspauschbetrag für Luxemburg.

Hinweis zur steuerlichen Regelung bei Ersatz durch den Arbeitgeber

Bekommen Sie den Verpflegungsmehraufwand von Ihrem Arbeitgeber ausgezahlt, ist die Ersatzleistung für Sie bis zur Höhe des Pauschbetrags komplett steuerfrei. Häufig kommt es vor, dass der Arbeitgeber bei einer Dienstreise zumindest einen Teil der Verpflegung stellt. In einem solchen Fall wird der jeweilige Pauschbetrag mit den Leistungen des Arbeitgebers verrechnet. Nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG gelten einheitliche Sätze für die Kürzung der Pauschbeträge.

Übernimmt Ihr Arbeitgeber beispielsweise die Kosten für Ihr Frühstück, verringert sich der Betrag um 20 Prozent. Das entspricht bei 28 Euro einer Reduzierung um 5,60 Euro. Zahlt das Unternehmen dagegen das Mittag- oder Abendessen, sinkt der Verpflegungsmehraufwand um jeweils 40 Prozent, also 11,20 Euro. Ein negativer Pauschbetrag kann jedoch nicht zustande kommen. Dann beträgt die Erstattung des Finanzamts einfach 0 Euro.

Fazit - Pauschbeträge immer ausnutzen

Wer dienstlich viel im In- und Ausland unterwegs ist, hat in der Regel erhebliche Verpflegungsauslagen. Insbesondere im Ausland können die Kosten für die Verpflegung schnell hohe Summen erreichen. Umso wichtiger ist es, dass Sie den Ihnen zugestandenen Pauschbetrag nutzen. Selbst, wenn Sie nur selten zu einer Dienstreise aufbrechen, lohnt sich die Angabe gegenüber dem Fiskus. Auf diesem Weg können Sie Ihre Steuerlast einfach aber effektiv um etliche Euro senken.