Verpflegungspauschale

• Single Sign-on per externem Identity Provider (IDP) u.a. Apple, Google, LinkedIn und Microsoft Azure/ Entra ID sind jetzt verfügbar.
• Benutzer können jetzt automatisiert aus einer csv-Datei angelegt, geändert und gesperrt werden (auf Anfrage)
• DATEV Unternehmen Online kann jetzt auch nur für die Belegübertragung (ohne Buchungsdatenservice) genutzt werden.
• Die Genehmigung der Reisekostenabrechnung im ersten Workflow-Schritt kann jetzt übersprungen werden, wenn ein Mindestbetrag nicht erreicht wird (Benutzerguppen notwendig).
• Die Einrichtung des Accounts ist mit unserem neuen Wizard noch schneller und einfacher.
• Die Genehmigung im ersten Workflow-Schritt kann übersprungen werden, wenn ein Reiseantrag vorliegt und der Betrag im Reiseantrag zzgl. einer wählbaren Differenz nicht überschritten wird (Benutzerguppen notwendig).
• Im Formular für neue Reiseanträge oder Abrechnungen können Sie jetzt einen Hinweistext für Ihre Mitarbeiter hinterlegen.
• Mitarbeiter können sich den Nachweis der Verpflegungspauschalen und Abzüge jetzt selbst im Menü Steuer-Berichte herunterladen.
• Sie können Ihre Rechnungen auch per Lastschrift abbuchen lassen.
• In der Abwesenheitsverwaltung werden die Ferientermine der Bundesländer angezeigt.

Die Pauschalsätze für Verpflegungsmehraufwand sind für alle Länder weltweit immer aktuell in Onexma hinterlegt und werden in zwei Fällen automatisch berechnet:

1. Sie legen eine Reise-Abrechnung für einen kompletten Abwesenheitszeitraum an. Dabei geben Sie das Start-, das Enddatum sowie ein Land an, für den die Verpflegungs-/ Tagespauschalen dann automatisch in der Abrechnung erzeugt werden. In den erzeugten Positionen ist mit Anzahl, Betrag und Länderpauschale eindeutig nachvollziehbar, wie der Betrag berechnet wurde. Abzüge die ggf. für eine erhaltene Mahlzeit berücksichtigt werden müssen, werden in diesem Fall ebenfalls automatisch erzeugt, sobald in einer Position eine Mahlzeit angegeben wird.
   
   
2. Sie legen eine Zeitraums- oder Monatsabrechnung an - hierbei wird noch keine Pauschale erzeugt. Sie haben aber nun in der Kategorie "Hinzufügen Verpflegung" eine zusätzliche Auswahl "Verpflegungsmehraufwand Tagespauschale", bei der Sie ebenfalls für einen oder mehrere Tage die Abwesenheit erfassen. Für diesen Zeitraum werden nun die entsprechenden Tagespauschalen / Verpflegungspauschalen automatisch berechnet und der Abrechnung hinzugefügt. Für mehrere Reisen innerhalb Ihres Abrechnungszeitraumes wiederholen Sie die Eingabe.
   
   

Bitte beachten Sie bei der Länderangabe:

Die aktuell gültigen Pauschalen für die Reisekostenabrechnung finden Sie unter nachfolgendem Link.

Sie rechnen für eine Reise Verpflegungspauschalen ab, haben aber ein oder mehrere Nächte / Tage im Flugzeug verbracht: Um diesen Fall zu erfassen gibt es ein Land LUFTRAUM (AIRSPACE), siehe §9 EStG bzw. Lohnsteuerhandbuch 3 Lohnsteuerrichtline / Lohnsteuerhandbuch R 9.6 Abs. 3. Dazu erfassen Sie eine Reise-Abrechnung mit dem Land "- diverse" bzw. ändern im Abrechnungskopf das Land auf "- diverse" (erste Position in der Länderliste) und als Zeitraum geben Sie die komplette Abwesenheit an.

Nach dem Ändern werden die Tagespauschalen / Verpflegungspauschalen gelöscht und ersetzt bzw. bei der Neuanlage werden leere Positionen erzeugt, in die Sie für jeden Tag das entsprechende Land eingeben. Dort können Sie dann auch LUFTRAUM verwenden.

Onexma berechnet automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert. Eine Übersicht der wichtigsten Funktionen finden Sie auf der Startseite.

Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit stellt einen geldwerten Vorteil gemäß Lohnsteuer-Durchführungsverordnung dar. Geldwerte Vorteile müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Zur Vereinfachung können diese aber bereits in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. * (siehe unten)

Hierfür gibt es zwei Ansätze:

• Den Abzug des Pauschalbetrages von 20% für Frühstück und je 40% für Mittagessen und Abendessen bezogen auf den 24-Stunden Betrag der Verpflegungsmehraufwendungen.
• Den Abzug des Sachwertes, was seit 2011 erleichtert nutzbar ist und in vielen Fälen die günstigere Variante ist. Bitte beachten Sie die geänderte Regel ab 01.01.2014

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Auswahl / Vorgabe bei den Onexma Einstellungen:

* Wie Ihre Firma den geldwerten Vorteil handhabt erfragen Sie bitte bei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater. Bitte beachten Sie auch den Onexma Beratungsauschluss.

Normalerweise wird das Frühstück im Inland mit 19% MwSt. oder 0% MwSt. im Ausland erfasst. Bitte beachten Sie, dass Sie den Abzug für Mahlzeit im Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug eintragen müssen. Hierzu muss dies in den Stammdaten aktiviert sein (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen).

Bei einer Reisekostenabrechnung wird das Frühstück automatisch berechnet, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen). Zur Erfassung des Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug benutzen Sie bitte das Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug.

Je nach Vorgabe in Ihren Abrechnungs-Einstellungen werden als Pauschalabzug für ein Frühstück 20% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit bzw. für ein Mittagessen oder Abendessen jeweils 40% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit abgezogen oder der nachfolgend genannte Sachbezugswert.

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert / Sachwert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Änderung der Verpflegungspauschalen 2020

Ab dem 01.01.2020 gelten für inländische Reisen in Deutschland neue Pauschalen: 14 € über 8 Std. Abwesenheit und 28 € bei 24 Std. Abwesenheit.

Die Sachbezugswerte für 2012 betrugen:
Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen: 2,87 Euro, Abendessen: 2,87 Euro
Ab 01.01.2013 gelten: Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 2,87 Euro
Ab 01.01.2014 gelten: Frühstück: 1,63 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,00 Euro
Ab 01.01.2016 gelten: Frühstück: 1,67 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,10 Euro
Ab 01.01.2017 gelten: Frühstück: 1,70 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,17 Euro
Ab 01.01.2018 gelten: Frühstück: 1,73 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,23 Euro
Ab 01.01.2019 gelten: Frühstück: 1,77 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,30 Euro
Ab 01.01.2020 gelten: Frühstück: 1,80 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,40 Euro
Ab 01.01.2021 gelten: Frühstück: 1,83 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,47 Euro
Ab 01.01.2022 gelten: Frühstück: 1,87 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,57 Euro
Ab 01.01.2023 gelten: Frühstück: 2,00 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,80 Euro
Ab 01.01.2024 gelten: Frühstück: 2,17 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 4,13 Euro
Ab 01.01.2025 gelten: Frühstück: 2,30 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 4,40 Euro

Zur Erfassung der Reisekosten haben Sie die Wahl aus verschiedenen Abrechnungsarten:

• Für die typische Reise mit Abrechnung von Verpflegungsgeld und Übernachtungen empfehlen wir die Reiseabrechnung, da hier alle Pauschalen vollautomatisch berechnet werden. Ggf. müssen Sie noch den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug" eintragen. Wenn Sie eine Reise in unterschiedliche Länder erfassen oder nicht für alle Tage einer Reise die Verpflegungspauschale abrechnen möchten, müssen Sie die Reise mit der Landesangabe "-diverse" anlegen und danach für jeden Tag das Land auswählen.
  
  
• Wenn Sie innerhalb eines Monats Auslagen (u.a. Telefon, Parken, Kraftstoff) abrechnen wollen oder regelmäßig nur kurze Reisen abrechnen wollen, empfehlen wir die Monatsabrechnung, damit erhalten Sie nicht für viele einzelne Reisetage eine eigene Abrechnung, sondern eine Sammelrechnung. Den Verpflegungsmehraufwand tragen Sie dann für die jeweiligen Tage im Bereich "Verpflegung -> Verpflegungsmehraufwand" ein und ggf. den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug".
  
  
• Wenn Sie sich etwas Erfahrung haben, können Sie auch die Zeitraums-Abrechnung nutzen, diese empfiehlt sich für monatsübergreifende Geschäftsreisen, zur Abrechnung von Auslagen über einen längeren Zeitraum, eine Wochenabrechnung oder z.B. eine Projektabrechnung.

Wählen Sie zuerst die Abrechnungsart, Sie erhalten dann das entsprechende Formular und nur die dort benötigten Felder. Je nachdem, welche Angaben Sie machen, werden Ihnen im nächsten Schritt die notwendigen Angaben abgefragt. Je mehr Angaben Sie im Anlegen Assistent machen, umso schneller geht es im nächsten Schritt, da viele Daten dann bereits übernommen wurden.

Länderangabe bei mehreren Ländern: diverse

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Hotelbelege und Fahrtkosten abrechnen möchten, geben Sie jeweils "Keine" an, Sie können alle Daten zukünftig ergänzen.

Die Reisekostenreform 2014 wurde mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 beschlossen und am 30.10.2013 vom Bundesministerium der Finanzen im "BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014" erläutert. In diesem Schreiben finden Sie die entsprechenden gesetzlichen Änderungen.

Am 24.10.2014 hat das BMF ein aktualisiertes Schreiben zur Anwendung der Reisekostenreform veröffentlicht: "Ergänztes BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1.1.2014 (ersetzt das Schreiben vom 30. September 2013)" erläutert. In diesem Schreiben finden Sie die entsprechenden gesetzlichen Änderungen.

Am 19.05.2015 hat das BMF ein weiteres Schreiben zu folgenden Themen veröffentlicht: "Bestätigung von Rechtsansichten betreffend das Reisekostenrecht"
- Sammelbeförderung von Arbeitnehmern mit ständig wechselnden Tätigkeitsstätten [..]
- Chipstüte, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare Knabbereien im Flugzeug [..]

Die aktuellen Verpflegungsmehraufwendungen für das ausland ab 01.01.2019 wurden veröffentlicht: Verpflegungsmehraufwendungen 2019

Die Reisekostenreform zum 01.01.2014 umfasst u.a. Regeln zur Definition der ersten Tätigkeitsstätte, neue Pauschsätze für Verpflegungsmehraufwendungen, der Dreimonatsfrist, der Pauschalbesteuerung von gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen, die Bescheinigungspflicht „M“, zur doppelten Haushaltsführung und 48-Monatsfrist für Unterkunftskosten bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit im Inland.

Nicht alle Regeln betreffen die typische 1- oder mehrtägige Geschäftsreise, daher hier nur einige Auszüge der Neureglungen. Den kompletten Text des Schreibens des BMF können Sie hier herunterladen.

Die aktualisierten Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2015 finden Sie hier.

Eintägige Auswärtstätigkeiten im Inland

Statt drei Zeitstufen der Abwesenheit für die Verpflegungsmehraufwendungen werden ab 01.01.2014 nur noch zwei Zeitstufen verwendet, d.h. im Inland kann schon ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 Euro berücksichtigt werden.

An- und Abreisetag

Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 Euro als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Insoweit ist es unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Reise von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt.

Abzug für Mahlzeiten / Sachbezugswert

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Zu versteuernde Positionen können in der Reisekostenabrechnung direkt vermerkt werden. Für den Fall, dass Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden, im Rahmen der Lohnabrechnung aber versteuert werden müssen, bietet Onexma ein einfaches Formular sowie einen übersichtlichen Report als PDF, der auch als Beleg/Bescheinigung für die Lohnsteuer genutzt werden kann.

Typische Anwendungsfälle sind die 3-Monatsregel (Dreimonatsfrist, Dreimonatsregelung), die Erstattung von Verpflegungspauschalen über den gesetzlich steuerfreien Pauschalen, Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug per km-Abrechnung mit höherem km-Satz als steuefrei, Erstattung von Mahlzeiten ohne Pauschalabzug oder Abzug des Sachwertbezuges oder jegliche Zahlung von Leistungen, die einen geldwerten Vorteil darstellen.

Um die Spesenabrechnung für den einzelnen Benutzer so einfach wie möglich zu gestalten, ist die Versteuerung erst nach der Einreichung der Abrechnung sichtbar. Der Genehmiger, Sachbeabeiter oder Administrator können die entsprechnden Positionen über ein einfaches Häckchen markieren (Menü Bearbeiten -> zu versteuern).

Im Berichtswesen (Menü Berichte -> Steuerberichte) können Sie die Versteuerung als Monats- oder Jahresbericht im PDF-Format abrufen, dabei wird Ihnen in einem Vorgang wahlweise auch für alle Mitarbeiter ein entsprechender Nachweis generiert. Nach dem Schliessen der Reisekostenabrechnung ist die Versteuerung nicht mehr änderbar.

Zur Nutzung der 3-Monats-Regel muss im Mandant mindestens ein 1-stufiger Genehmigungs- bzw. Workflow-Prozess definiert sein. Diese Vorgehensweise ist unabhängig von der Nutzung (und automatischen Berechnung) des Pauschalabzuges bzw. Sachbezugsabzuges direkt bei den Reisekosten.

Für die Schweiz können Sie alle Funktionen der Onexma-Lösung nutzen, insbesondere die Währungsumrechnung, das Genehmigungsverfahren, ggf. die Projekt- / Kunden- / Kostenstellenzuordnung, die Weiterverrechnung und den Vorsteuerabzug.

Übernachtungspauschale Schweiz

Die Übernachtungspauschalen und Verpflegungspauschalen werden in der Schweiz nach den Muster-Spesenreglemente der Schweizerischen Steuerkonferenz abgerechnet.

Bevor Sie mit der Erfassung von Abrechnungen beginnen legen Sie bitte Ihre Grundeinstellungen fest unter Einstellungen -> Abrechnungseinstellungen

Insbesondere legen Sie bitte die Währung und den Erstattungsbetrag je km für die Pkw-Erstattung fest.

Wichtig: Falls nicht bereits vorgegeben wählen Sie als Regel für Pauschalen bitte unbedingt "none/keine" und bei Frühstücksregel ebenfalls "no".

Private Übernachtungen / Übernachtungspauschalen erfassen Sie wie einen Hotelbeleg mit 0% Steuer.
Für Verpflegungskosten nutzen Sie immer die Belegart Verpflegung -> Mahlzeit und geben "Keinen Abzug" (Standardvorgabe) an.

Möchten Sie automatisch berechnete Verpflegungspauschalen oder Übernachtungspauschalen nutzen, wenden Sie sich bitte an unseren Support, der eine individuelle Regel für Sie erstellt.

Das Bundesministerium der Finanzen hat im Schreiben vom 11.11.2013 die "Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2014" und damit insbesondere die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen angepasst.

Die neuen Verpflegungspauschalen (Tagespauschalen) und Pauschbetrag für Übernachtungskosten (Übernachtungspauschalen) werden in Onexma jewiels zeitnah aktualisiert und werden für Reisen ab dem 01.01. automatisch verwendet.

Folgend die vollständige Liste der Auslandspauschalen
Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2014 finden Sie hier
Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2015 finden Sie hier
Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2016 finden Sie hier
Verpflegungsmehraufwendungen ab 01.01.2017 finden Sie hier
Verpflegungspauschalen ab 01.01.2018 finden Sie hier
Verpflegungspauschalen ab 01.01.2019 finden Sie hier
Verpflegungspauschalen ab 01.01.2020 finden Sie hier
Verpflegungspauschalen ab 01.01.2021 finden Sie hier
Verpflegungspauschalen ab 01.01.2022 finden Sie hier
Verpflegungspauschalen ab 01.01.2023 finden Sie hier
Verpflegungspauschalen ab 01.01.2024 finden Sie hier