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Mandant

Benutzer anlegen / verwalten / löschen

Sie können Ihre Mitarbeiter / Benutzer bei entsprechender Berechtigung selbst verwalten im Menü Einstellungen -> Verwaltung -> Benutzer.

Sie können gleichzeitig bis zu zehn Benutzer anlegen oder eine Datei mit den Benutzerdaten importieren. Die Datei muss im csv- oder txt-Format gespeichert sein und die folgenden Felder als Spaltentitel enthalten:
"Name"*, "Vorname"*, "Anrede"*, "Email"*, "AbteilungFunktion", "Personalnummer", "Strasse", "PLZ", "Ort", "Land", "Telefon", "Mobil", "Kostenstelle", "Kreditor", "IBAN", "BIC", "Urlaubstage", "Eintrittsdatum". (*Pflichtfelder)
Als Trennzeichen sind Semikolon, Komma und Tab erlaubt.
Das Feld Anrede kann wie folgt gefüllt sein: Herr/Frau, Mr/Ms, m/w, m/f

Der Benutzerimport wurde erweitert, es können Gruppen und individuelle Genehmiger auch per Import übergeben werden. Falls benötigt legen Sie Benutzergruppen oder Genehmiger immer vor dem Import an, damit diese direkt beim Import zugeordnet werden können.

Für jeden Benutzer kann jetzt ein abweichender Empfänger der Abrechnungen eingetragen werden. Einstellungen -> Verwaltung -> Benutzer bearbeiten -> Anschrift -> Empfänger abweichend (Funktion muss aktiviert sein unter Optionen).

Zum Erfassen klicken Sie im Menü Einstellungen unter Verwaltung auf Benutzer und dann auf "Benutzer anlegen". Geben Sie zunächst die Vorgabewerte wie Sprache, Währung, Aktivierung und Berechtigung an.

Die Berechtigungsstufen bedeuten:

  • Benutzer: Dieser Benutzer kann Abrechnungen erfassen und einreichen sowie Dokumente hochladen und für seine Abrechnungen Berichte abrufen.

  • Gruppengenehmiger: Dies ist typischerweise ein Gruppen-, Abteilungs-, Projekt- oder Niederlassungsleiter oder ein Kostenstellenverantwortlicher, der für andere Benutzer die Abrechnung in der ersten Stufe prüfen soll. Er kann Abrechnungen erfassen und einreichen sowie Dokumente hochladen, hat Einsicht auf alle Abrechnungen und Berichte der ihm unterstellten Benutzer.

  • Sachbearbeiter: Der Sachbearbeiter hat Zugriff auf alle Abrechnungen und kann diese bearbeiten und auswerten sowie die Berichte aller Benutzer. Damit kann er Buchungslisten, Zahlungsvorschlagsliste und Zuordnungslisten nach Kunde, Projekt oder Kostenstelle abrufen und bearbeiten. Der Sachbearbeiter kann keine Einstellungen des Mandanten wie Genehmigungsprozess oder Benutzer ändern.

  • Admin: Der Admin hat alle Rechte des Sachbearbeiters und kann zusätzlich Benutzer anlegen und ändern sowie die Mandanteneinstellungen und den Genehmigungsprozess bearbeiten.

Wenn Sie für einen Benutzer einen abweichenden Genehmiger eintragen wollen, macht es Sinn, zuerst den Vorgesetzten zu erfassen, damit dieser neuen Benutzern direkt beim Anlegen zugeordnet werden kann.

Als nächstes geben Sie für den/die nachfolgenden Benutzer die Abrechnungseinstellungen ein. Hier werden die Einstellungen des Mandanten verwendet, die Sie jeweils überschreiben können.

Benutzer können nicht gelöscht werden, nachdem der Benutzeraccount aktiviert oder bestätigt wurde, da für den Benutzer dann verknüpfte Daten existieren.

Einen ausgeschiedenen Mitarbeiter können Sie unter Benutzer bearbeiten deaktivieren. Damit bleiben seine Abrechnungen und Werte u.a. für das Berichtswesen und die Weiterberechnung erhalten.

Das Löschen eines Benutzers, insbesondere wenn für diesen kein Vertrag und keine Abrechnung bestehen, übernimmt der Support, bitte senden Sie uns eine Löschanweisung per Kontaktformular.

Weiterführende Informationen

Mandant einrichten

Grundsätzlich wird der Mandant für Ihren Benutzer im Tarif Business automatisch angelegt. Beim ersten Login müssen Sie lediglich ein paar Fragen beantworten, alles Weitere geschieht automatisch im Hintergrund.

Normalerweise sollte die Einrichtung eines Mandanten mit maximal 2 Genehmigungsschritten in 5-10 Minuten erledigt sein. Die Zeit sparen Sie dann schon jeden Monat bei der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen.

Wenn Sie wünschen, unterstützen wir Sie auch telefonisch bei der Einrichtung, um den optimalen Prozess und Workflow für Sie abzubilden.

Weiterführende Informationen

Inaktive Benutzer

Benutzer in einem Mandanten (Tarif Business), die nicht aktiviert werden, können sich weiterhin einloggen und rein lesend auf die Abrechnungen, Buchungslisten und Berichte zugreifen, wenn sie entsprechende Berechtigung von mindestens Stufe 3 haben. Sie können jedoch keine Abrechnungen erfassen oder ändern.

Was ist ein Mandant?

In Onexma erhalten Sie im Tarif Business einen sogenannten Mandant, dies ist eine interne Zuordnung aller Einstellungen und Regeln. Hierdurch ist die Onexma Spesenverwaltung optimal auf Sie anpassbar und mit sehr individuellen Einstellungsmöglichkeiten versehen. Wenn Sie spezielle Anforderungen an Pauschalen, Workflow oder Ausgaben haben, wenden Sie sich bitte an den Support.

Neue Funktionen Benutzergruppen / Gruppenverwaltung

  • Mit den Benutzergruppen ist es möglich mehrere Genehmiger für einen Genehmigungs-/Workflowschritt zuzulassen und für jede Gruppe eine andere Anzahl Schritte vorzugeben.
  • Für jede Benutzergruppe kann eine unterschiedliche Bezeichnung für die Genehmigungs-/Workflowschritte vergeben werden.
  • Für jede Benutzergruppe kann ein individueller Hilfetext, der nach dem Login oder beim Anlegen einer Reisekostenabrechnung angezeigt wird hinterlegt werden.
  • Für Benutzergruppen können ab sofort ein abweichender Firmenname sowie eine abweichende Empfängeradresse für den PDF-Druck angegeben werden.

Menü Einstellungen -> Mandant

Im Menü Einstellungen -> Verwaltung finden Sie alle Stammdaten, Einstellungen, Workflow-Vorgaben und Benutzer sowie die Verwaltung von Kostenstellen, Kunden und Projektnummern.

Wenn Sie diese Menüpunkte nicht sehen, haben Sie keine ausreichende Berechtigung, in der Regel wird Berechtigungsstufe 5 oder höher benötigt. Bitte lassen Sie sich die Rechte von einem Benutzer der Stufe 7 erteilen. Ihren zuständigen Ansprechpartner finden Sie unter Verwaltung -> Firma.

Workflow / Prozessschritte der Reisekostenabrechnung einrichten

Ein einfacher Workflow / Genehmigungsprozess bzw. die Prozessschritte für die Reisekostenabrechnung können wie folgt aussehen:

  • Der Mitarbeiter erfasst seine Reisekostenabrechnung, scannt seine Belege - sofern Sie das wünschen - und reicht diese online ein.
  • Sein direkter Vorgesetzter oder der Kostenstellenverantwortliche wird automatisch benachrichtigt und prüft online die Abrechnung (und ggf. die beigefügten Belege) inhaltlich / sachlich, d.h. die Angaben zu Zeitraum, Ort, Zweck und ggf. die Höchstbeträge. In dieser Stufe muss keine Kenntnis oder Prüfung der steuerlichen Belange erfolgen. Bei Einwänden oder Rückfragen sendet er diese direkt im System an den Ersteller der Abrechnung, damit bleibt die Kommunikation transparent und revisionssicher mit der Abrechnung verknüpft. Bei Zustimmung wird er die Abrechnung genehmigen und der Buchhalter oder Sachbearbeiter wird automatisch informiert.
  • Dieser prüft im nächsten Schritt insbesondere die steuerlichen Belange, ändert ggf. die Abrechnung und bearbeitet Buchungslisten und/oder Zahlungsvorschläge. Nach Abschluss "genehmigt" er diesen Schritt oder schließt die Abrechnung ab.
  • Optional kann ein weiterer Mitarbeiter die Zahlung prüfen, die Weiterberechnung nach Zeitraum und Status der Abrechnungen bearbeiten.

Zur Einrichtung des o.g. Workflows gehen Sie wie folgt vor:

  1. Legen Sie einen Buchhalter oder Sachbearbeiter für die Prüfung der 2. Stufe mit mindestens Berechtigungsstufe 3 an oder ändern Sie für einen Benutzer die Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
  2. Legen Sie einen Vorgesetzten für die inhaltliche Prüfung mit mindestens Berechtigungsstufe 2 an oder ändern Sie seine Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
  3. Im Menü Einstellungen -> Verwaltung -> Genehmigungs-/Bearbeitungsprozess ändern Sie die Stufen auf "2"
  4. Weisen Sie den Genehmigungsschritten die o.g. Mitarbeiter zu.
  5. Geben Sie den Genehmigungsschritten einen Name, der den Benutzern im Unternehmen vertraut sind, diese werden zukünftig für alle Formulare, Benachrichtigungen und Ausdrucke verwendet.
  6. Zuletzt legen Sie die Mitarbeiter an oder weisen diesen einen Vorgesetzten zu, sofern dieser nicht identisch mit dem Genehmiger der 1. Stufe ist.