Export

Zu gängigen Buchhaltungsprogrammen bieten wir standardisierte Exportformate (siehe Menü Berichte -> Erweitert -> Export) u.a. Lexware, Datev, Navision, e-conomic, SAP, Sage, Lexware Office, Scopevisio, Collmex, GSD FIBU. Des Weiteren können Sie sich alle Daten im Menü Berichte als csv und im Excel-Format xls exportieren.

Der Export ist individuell filterbar und anpassbar. Bei Bedarf erstellen wir für Sie auch ein individuelles Exportformat, bitte wenden Sie sich an den Support.

Übliche Anpassungen sind:

• Datumsverwendung (Belegdatum, Reisedatum, Exportdatum)
• Datumsformat
• Zuordnungen (Kostenstelle, Kunde, Projekt)
• Mitarbeiterfelder (Username, MA-Nummer, Kreditor)
• Freitextfelder (Kombination, Trennzeichen, Längenbegrenzung)
• Land-/Ortsbezeichnungen

Für den Export verwenden Sie für Datev, Buchhaltung oder ERP-Systeme bitte immer das CSV-Format, für die manuelle Weiterverarbeitung Excel (XLS) und für die Voransicht oder Druck das Format HTML.

• Für den Export ist es möglich unterschiedliche Verrechnungskonten je Zahlweise anzugeben. Verwaltung -> Buchungskonten.
• Jedem Benutzer kann ab sofort ein eigenes Buchungs-/Verrechnungskonto für eine Firmenkreditkarte zugeweisen werden.
• Für den Export zur Buchhaltung können Bewirtungskosten auch direkt in absetzbare und nichtabzugsfähige Bewirtung (70/30%-Split) aufgeteilt und auf unterschiedliche Konten verteilt werden.
• Für den Export in die Scopevisio-Buchhaltung steht ein neues Format für den "Nur-Konto"-Import zur Verfügung. Hiermit können auch Automatikkonten ohne Änderungen bebucht werden, Menü Berichte -> Erweiterte.
• Für den Export in die Datev-Buchhaltung steht u.a. auch das EXTF-Format zur Verfügung, damit sind Importe ohne Festschreibung möglich, Menü Berichte -> Erweiterte.
• Für den Export zu SAP können auch individuelle Buchungsschlüssel sowie individulle Firmennummern, Kopfteste und Belegtexte vergeben werden.
• Für die Collmex Buchhaltung steht eine Export-Schnittstelle zur Verfügung sowie eine eine direkte Übergabe per API.
• Unsere vollautomatischen Schnittstellen per API zu Lexware Office und Collmex sind jetzt verfügbar. In Kürze folgen SageOne und Scopevisio.

• Es können je Benutzergruppe unterschiedliche Sach-/Gegenkonten verwendet werden, z.B. für die Unterscheidung von Mitarbeiter/Unternehmer, für Tochtergesellschaften oder Niederlassungen. Tragen Sie zuerst die Konten ein unter Einstellungen -> Buchungskonten und weisen diese dann in der Benutzergruppe zu.
• Für den Export, Buchungs- und Zahlungslisten können Benutzergruppen zu Bereichen zusamengefasst werden. Jeder Bereich erhält eine individuelle Bezeichnung und ist zusätzlich in der Auswahl der Gruppen verfügbar.
• Bei Nutzung von Benutzergruppen können auch unterschiedliche Rechnungsanschriften erfasst und den Gruppen zugeordnet werden.
• Jeder Benutzer kann seiner Bankverbindung eine zusätzliche Zahlungsreferenz hinzufügen. Bei Nutzung der SEPA-XML-Datei wird diese dem Verwendungszweck vorangestellt, z.B. für die Verbuchung auf einem Kreditkartenkonto.

Onexma stellt Ihnen alle erfassten und berechneten Daten in umfangreichen Berichten, Listen und als Export zur Verfügung. Alle Details sehen Sie auf der Startseite.

• Controlling: Sie können im Menüpunkt Berichte Summen je Mitarbeiter und Kostenart nach Monat und Jahr abrufen, sowie Summen je Mitarbeiter, Projekt, Kunde und Kostenstelle. Zusätzlich haben Sie dort einen Drill-Down auf Einzelbelege mit den entsprechenden Zuordnungen.
  
  
• Buchhaltung / Zahlungsverkehr: Im Menü 'Alle Abrechnungen' finden Sie Buchungslisten je Abrechnung oder als Summenliste je Monat mit Aufschlüsselung nach Kostenarten und Steuersätzen. Falls Ihre Mitarbeiter kreditorisch buchen, erhalten Sie die Buchungsliste auch mit Gruppierung nach Mitarbeitern, Kostenarten und Steuersätzen.
  
  
• Die Zahlungsvorschlagsliste erhalten Sie ebenfalls in zwei Formaten: als Summenliste mit Monatssummen und als Zahlungsvorschlagsliste mit Einzelabrechnungen.
  
  
• Einen Bericht über einen Zeitraum können Sie mit diversen Optionen und einem Zusatztext abrufen unter Berichte -> PDF-Bericht.
• Die Zurodung / Weiterberechnung nach Projekt, Kunde oder Kostenstelle kann als PDF-Report wahlweise mit zusätzlichem Text und gescannten Belegen ausgedruckt werden.
• In Zahlungsvorschlagslisten, Buchungslisten und vielen erweiterten Berichten kann das Bezugsdatum ausgewählt werden. Meistens kann gewählt werden zwischen Belegdatum, Enddatum (Ende der Reise oder des Abrechnungszeitraumes), dem Einreichdatum oder dem Erledigungsdatum der Abrechnung. Bitte beachten Sie, dass die beiden Letzen nur bei entsprechendem Status Ergebnisse liefern.
• Das PDF-Archiv (alle Abrechnungen eines Zeitraumes als PDF gedruckt und in ein zip verpackt) im Menü Berichte -> Export Archiv ist für die jeweils letzten drei Jahre verfügbar und auch für Benutzer im Tarif Home.
• In den Berichts-/Exportvorlagen können Sie sich Favoriten anlegen, dann stehen diese ganz oben und Sie können eine Notiz für sich oder Ihre Kollegen hinzufügen, siehe Menü Berichte -> Erweiterte.
• In den Berichts-/Exportvorlagen können Sie auch nach Stichworten oder Themen (SAP, Datev, Lexware, Projekte, Mitarbeiter) suchen, siehe Menü Berichte -> Erweiterte.
• Unter Berichte -> Erweiterte Berichte -> Einstellungen steht Ihnen auch ein Export der Projekte zur Verfügung
• Zahlungsvorschlagslisten können direkt als SEPA XML exportiert und bei vielen Banken direkt im Web oder mit einer Banking-Software übermittelt werden. Hierfür ist die Bankverbindung als Ausgangskonto in den Stammdaten der Firma notwendig.

Für abweichende Listen oder Exportformate nutzen Sie die Funktion Eigene Reports oder Export

• Eigene Reports: Sie haben hier unterschiedliche Reportvorlagen, die Berichte (auch mit individuellen Filtern) als PDF oder (HTML)-Tabelle erzeugen. Nicht alle Reportvorlagen stehen in allen Formaten zur Verfügung, insbesondere im PDF Format sind Listen mit vielen Spalten oft nicht darstellbar.
  
  
• Export: Für den Export gibt es ebenfalls unterschiedliche Reportvorlagen, die Ihnen Dateien im csv/Excel-Format erzeugen. Diese werden ebenfalls mit individuellen Filtern kombiniert und sind für unterschiedliche Zwecke und Anwendungen nutzbar. Vorlagen für den csv-Export stehen oft auch als Tabelle zur Verfügung, damit können Sie sich vor dem Export bequem eine Vorschau generieren.
  
  
• Eigene Reportvorlagen: Wenn Sie ein eigenes Format als Reportvorlage oder für den Export benötigen, können wir Ihnen eine Vorlage nach Ihren Bedürfnissen erstellen, bitte wenden Sie sich hierfür an den Support.
  
  Übliche Anpassungen sind:
  • Datumsverwendung (Belegdatum, Reisedatum, Exportdatum)
  • Datumsformat
  • Zuordnungen (Kostenstelle, Kunde, Projekt)
  • Mitarbeiterfelder (Username, MA-Nummer, Kreditor)
  • Freitextfelder (Kombination, Trennzeichen, Längenbegrenzung)
  • Land-/Ortsbezeichnungen
• Für den Export verwenden Sie für Datev, Buchhaltung oder ERP-Systeme bitte immer das CSV-Format, für die manuelle Weiterverarbeitung Excel (XLS) und für die Voransicht oder Druck das Format HTML.

• Für im Stundenzettel/Zeiterfassung erfasste Zeiten könne die vorgegebenen Zeiten jetzt selbst definiert werden siehe Menü Einstellungen -> Standardwerte.
• In der Projektverwaltung sind Zusatzinforamtionen verfügbar. Insbesondere bei Nutzung des Stundenzettels können hier die ausführende Firma, ein Partner sowie Angaben zu Preis, Menge Einheit und Budget eingetragen werden. Die Zusatzfelder werden im Export der Zeiten bereücksichtigt.
• In der Listenansicht des Stundenzettels wurde die Suche erweitert. Die Suche innerhalb der Projekte und der Weiterberechnungsstatus stehen jetzt als Optionen zur Verfügung.
• Für im Stundenzettel/Zeiterfassung erfasste Zeiten kann die Weiterberechnung vermerkt werden. Jeder Abgerechneten Zeit kann in einer Sammelaktion eine Rechnungsnummer eingetragen werden.
• Im Menü Stundenzettel -> Liste finden Sie Checkboxen vor den Zeiten, diese können sinnvollerweise mit Filtern eingegrenzt werden, z.B. je Projekt, Mitarbeiter oder Zeitraum.
• Die Checkboxen sind inaktiv, wenn der Benutzer keine ausreichende Berechtigung für diesen Vorgang hat, eine Rechnung bereits eingetragen wurde oder der Datensatz in der Urlaubsverwaltung eingetragen wurde.
• Die Funktion steht allen Benutzern mit Minimum Berechtigung Sachbearbeiter zur Verfügung.
• Einträge mit einer Rechnungsnummer können dann nicht mehr geändert oder gelöscht werden.
• Die Rechnungsnummer wird in der Listenansicht und im Export mit ausgegeben.

Für die direkte manuelle Zahlung stehen Zahlungsvoschlagslisten gefiltert nach Status der Abrechnung, Mitarbeitergruppe und Zeitraum zur Verfügung. (Menü Berichte -> Monats-Zahlungsliste)

Die gleichen Listen lassen sich auch als Zahlungsverkehrsdatei (ZV) im SEPA Format (XML nach ISO 20022) exportieren und an Ihre Bank übermitteln (per Webbanking oder Banking-Software). Wie Sie diese Datei an Ihre Bank übermitteln, fragen Sie bitte dort nach.