Abrechnung

Zur Erfassung der Reisekosten haben Sie die Wahl aus verschiedenen Abrechnungsarten:

• Für die typische Reise mit Abrechnung von Verpflegungsgeld und Übernachtungen empfehlen wir die Reiseabrechnung, da hier alle Pauschalen vollautomatisch berechnet werden. Ggf. müssen Sie noch den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug" eintragen. Wenn Sie eine Reise in unterschiedliche Länder erfassen oder nicht für alle Tage einer Reise die Verpflegungspauschale abrechnen möchten, müssen Sie die Reise mit der Landesangabe "-diverse" anlegen und danach für jeden Tag das Land auswählen.
  
  
• Wenn Sie innerhalb eines Monats Auslagen (u.a. Telefon, Parken, Kraftstoff) abrechnen wollen oder regelmäßig nur kurze Reisen abrechnen wollen, empfehlen wir die Monatsabrechnung, damit erhalten Sie nicht für viele einzelne Reisetage eine eigene Abrechnung, sondern eine Sammelrechnung. Den Verpflegungsmehraufwand tragen Sie dann für die jeweiligen Tage im Bereich "Verpflegung -> Verpflegungsmehraufwand" ein und ggf. den Mahlzeitenabzug unter "Verpflegung -> Mahlzeitenabzug".
  
  
• Wenn Sie sich etwas Erfahrung haben, können Sie auch die Zeitraums-Abrechnung nutzen, diese empfiehlt sich für monatsübergreifende Geschäftsreisen, zur Abrechnung von Auslagen über einen längeren Zeitraum, eine Wochenabrechnung oder z.B. eine Projektabrechnung.

Wählen Sie zuerst die Abrechnungsart, Sie erhalten dann das entsprechende Formular und nur die dort benötigten Felder. Je nachdem, welche Angaben Sie machen, werden Ihnen im nächsten Schritt die notwendigen Angaben abgefragt. Je mehr Angaben Sie im Anlegen Assistent machen, umso schneller geht es im nächsten Schritt, da viele Daten dann bereits übernommen wurden.

Länderangabe bei mehreren Ländern: diverse

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie Hotelbelege und Fahrtkosten abrechnen möchten, geben Sie jeweils "Keine" an, Sie können alle Daten zukünftig ergänzen.

Geschlossene Abrechnungen können nicht mehr geändert werden, da die Daten und Summen ggf. bereits weiterverarbeitet oder exportiert wurden.

Wir empfehlen stattdessen eine weitere Abrechnung mit Titel "Korrektur zur Abrechnung Nr. xxx" anzulegen.

Abrechnungen die nur "eingereicht" sind, können Sie selbst (bei entsprechender Berechtigung) oder Ihr Vorgesetzter oder Sachbearbeiter zurücksetzen unter "Alle Abrechnungen" -> Abrechnung bearbeiten -> Workflow.

Sie können drei verschiedene Arten einer Spesenabrechnung/Reisekostenabrechnung erfassen:

• Reiseabrechnung
• Monatsabrechnung
• Zeitraumsabrechnung

Abrechnungen lassen sich nicht zusammenlegen, wenn Sie Summen für mehrere Abrechnungen benötigen, können Sie im Menü "Berichte" Jahres- oder Monatssummen abfragen. Alternativ können Sie eine Monatsabrechnung anlegen und dort mehrere Reisen zusammenfassen.

Welche Form für die Erfassung Ihrer Reisekostenabrechnungen empfehlenswert ist, hängt von der Struktur und Organisation Ihres Unternehmens, der Reisekostenrichtlinie oder Vorgabe für Geschäftsreisen ab. Gerne beraten wir Sie bei der optimalen Konfiguration.

Solange Abrechnungen nicht geschlossen oder bezahlt sind (je nach Konfiguration Ihrer Genehmigungsschritte im 1. oder 2. Schritt) können diese gelöscht werden unter Alle Abrechnungen -> Abrechnung bearbeiten -> löschen.

Zum Löschen muss die Abrechnung den Status "offen" bzw. "neu" haben. Evtl. müssen Sie erst die Einreichung zurücksetzten, dann ist das Löschen erlaubt.

Nachdem eine Abrechnung abgeschlossen wurde ist diese nicht mehr zu löschen, da sonst die Integrität der Berichte und Buchungslisten nicht gewährleistet ist.

Um Abrechnungen zu löschen, die bereits abgeschlossen wurden, senden Sie bitte die Abrechnungsnumer und den zugehörigen Benutzername per Kontaktformular an den Support.

Für Österreich sind die gesetzlichen Pauschalsätze der Reisegebührenverordnung für Dienstreisen (bzw. gemäß Lohnsteuerrichtlinien) standardmäßig in Onexma hinterlegt. Sie können so alle Funktionen der Onexma-Lösung nutzen, insbesondere die Währungsumrechnung, das Genehmigungsverfahren, ggf. die Projekt-/Kunden-/Kostenstellenzuordnung, die Weiterverrechnung und den Vorsteuerabzug.

Bevor Sie mit der Erfassung von Abrechnungen beginnen prüfen Sie bitte Ihre Grundeinstellungen unter Einstellungen -> Abrechnungseinstellungen: Falls nicht bereits vorgegeben wählen Sie als Regel für Pauschalen bitte unbedingt "Oesterreich-RGV" und bei Frühstücksregel "b. Pauschale".

Die Sätze sind identisch mit der Reisekostenverordnung für Beamte und vielen Tarif-/Rahmenverträgen in Österreich. Die Tagespauschalen (Verpflegungspauschale) basieren meist auf der Lohnsteuerrichtlinie, teilweise weichen aber einige Randbedingungen (Fahrtenbuch, Mittelpunkt, Dauer der Gültigkeit, ...) ab.

Ab 2016 trennt Onexma die inländischen und ausländischen Verpflegungspauschalen nach Stunden (Abrechnung zuvor tageweise). Bitte erfassen Sie daher auch bei Auslandsreisen immer zuerst den gesamten Reisezeitraum mit dem Inlandssatz und dann zusätzlich die Zeiten, in denen Sie sich im Ausland aufgehalten haben.

Bitte beachten Sie: Gemäß Reisegebührenverordnung gibt es einige Höchtsdauern und -Sätze für die Anwendbarkeit, so ist z.B. die steuerfreie Abrechnung des km-Geldes auf 30.000 km pro Jahr begrenzt, außerdem ist ein Fahrtenbuch vorgeschrieben, welches Onexma derzeit nicht zur Verfügung stellt. Die Wirtschaftskammer Österreich schreibt dazu auf wko.at: "Der Nachweis ist auch durch entsprechend exakt geführte Reisekostenabrechnungen bzw. Reiseberichte möglich." Im Zweifel fragen Sie Ihren steuerlichen Berater, wie Sie den Nachweis für Kilometergelder erbingen. Für die Anwendbarkeit von Tagesgeldern (insbesondere im Nahbereich) sowie bezüglich der Überanchtungs- und Frühsstücksstellung gibt es Einschränkungen. Details sind nachzulesen auf der Seite des Bundesministerium für Finanzen: www.bmf.gv.at: Lohnsteuerberechnung durch den Arbeitgeber, Abs. Dienstreisen

Onexma liefert keine Steuerberatung sondern stellt nur ein technisches Hilfsmittel, mit dem Sie Ihre Abrechnungen eigenverantwortlich erstellen können. Bitte beachten Sie, dass zu bestimmten Sachverhalten und Vorgaben, wie und was Sie abrechnen können oder dürfen, Ihre persönliche Situation maßgeblich ist und üblicherweise Ihr Steuerberater zu Rate gezogen werden sollte.

Diese Einstellung bedeutet:
1. dass keine Übernachtungspauschalen abgerechnet werden dürfen sondern nur nach Beleg
2. bei Übertragung nach Lexware Office werden andere Aufwandskonten verwendet