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Workflow

Genehmigungsprozess

Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.

Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.

Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzliches Menu "Genehmigung".

Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.

Grundsätzliche Themen finden Sie auf der Startseite.

Genehmigung erteilen, Workflow

Wenn eine Abrechnung von einem Mitarbeiter angelegt und "eingereicht" wurde, wird der direkte Vorgesetzte oder der zuständige Benutzer für die 1. Stufe per E-Mail benachrichtigt. In der Benachrichtigung sind Details zur Abrechnung und ein Link enthalten. Sie können die Abrechnung aufrufen, ansehen (ggf. korrigieren oder eine Anmerkung hinzufügen) und genehmigen.

Je nach Anzahl der Prozessschritte (diese sind änderbar unter Einstellungen -> Verwaltung oder in der Benutzergruppe) wird dann der zuständige Mitarbeiter für die nächste Stufe benachrichtigt oder die Abrechnung wird abgeschlossen.

Eine Abrechnung kann einen der folgenden Stati einnehmen:

  • offen/new: Die Abrechnung wurde angelegt, ist änderbar und bearbeitbar und es ist noch kein Workflow erfolgt.
  • eingereicht/submitted: Die Abrechnung wurde vom Benutzer eingereicht bzw. abgeschlossen (wenn kein Genehmigungsprozess genutzt wird) und ist für den Benutzer mit Recht 1 nicht mehr veränderbar.
  • geprüft/passed: Statusänderung nach der 1. Genehmigung wenn mehr als eine Genehmigungsstufe vorliegt(optional)
  • genehmigt/approved: Statusänderung nach der 2. Genehmigung wenn mehr als zwei Genehmigungsstufen vorliegen(optional)
  • geschlossen/closed: Die Abrechnung ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden, insbesondere notwendig, wenn Daten per Export oder Buchungsliste weiterverarbeitet werden.
  • bezahlt/paid: Für die Firma/Mandant gleicher Status wie geschlossen, der Mitarbeiter hat hiermit aber zusätzlich die Möglichkeit den Zahlungseingang zu vermerken

Alle Abrechnungen für die noch eine Genehmigung aussteht, finden Sie auch im Menü "Genehmigung" unter der jeweiligen Workflow-Stufe.

Wenn der Genehmiger eine Abrechnung nicht genehmigen möchte oder Rückfragen hat, kann er wie folgt vorgehen:

  • Dem einreichenden Benutzer eine Nachricht über Onexma senden mit der Bitte um Erklärung oder Belege. Die Frage und die Antwort können bei der Abrechnung archiviert werden und sind so nachvollziehbar.
  • Die Einreichung zurücksetzen und damit "an den Einreicher zurückgeben" und eine Notiz mit der Beanstandung anfügen. Der Einreicher kann nun die Abrechnung wieder bearbeiten / korrigieren und erneut einreichen.

Menü Einstellungen -> Mandant

Im Menü Einstellungen -> Verwaltung finden Sie alle Stammdaten, Einstellungen, Workflow-Vorgaben und Benutzer sowie die Verwaltung von Kostenstellen, Kunden und Projektnummern.

Wenn Sie diese Menüpunkte nicht sehen, haben Sie keine ausreichende Berechtigung, in der Regel wird Berechtigungsstufe 5 oder höher benötigt. Bitte lassen Sie sich die Rechte von einem Benutzer der Stufe 7 erteilen. Ihren zuständigen Ansprechpartner finden Sie unter Verwaltung -> Firma.

Workflow / Prozessschritte der Reisekostenabrechnung einrichten

Ein einfacher Workflow / Genehmigungsprozess bzw. die Prozessschritte für die Reisekostenabrechnung können wie folgt aussehen:

  • Der Mitarbeiter erfasst seine Reisekostenabrechnung, scannt seine Belege - sofern Sie das wünschen - und reicht diese online ein.
  • Sein direkter Vorgesetzter oder der Kostenstellenverantwortliche wird automatisch benachrichtigt und prüft online die Abrechnung (und ggf. die beigefügten Belege) inhaltlich / sachlich, d.h. die Angaben zu Zeitraum, Ort, Zweck und ggf. die Höchstbeträge. In dieser Stufe muss keine Kenntnis oder Prüfung der steuerlichen Belange erfolgen. Bei Einwänden oder Rückfragen sendet er diese direkt im System an den Ersteller der Abrechnung, damit bleibt die Kommunikation transparent und revisionssicher mit der Abrechnung verknüpft. Bei Zustimmung wird er die Abrechnung genehmigen und der Buchhalter oder Sachbearbeiter wird automatisch informiert.
  • Dieser prüft im nächsten Schritt insbesondere die steuerlichen Belange, ändert ggf. die Abrechnung und bearbeitet Buchungslisten und/oder Zahlungsvorschläge. Nach Abschluss "genehmigt" er diesen Schritt oder schließt die Abrechnung ab.
  • Optional kann ein weiterer Mitarbeiter die Zahlung prüfen, die Weiterberechnung nach Zeitraum und Status der Abrechnungen bearbeiten.

Zur Einrichtung des o.g. Workflows gehen Sie wie folgt vor:

  1. Legen Sie einen Buchhalter oder Sachbearbeiter für die Prüfung der 2. Stufe mit mindestens Berechtigungsstufe 3 an oder ändern Sie für einen Benutzer die Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
  2. Legen Sie einen Vorgesetzten für die inhaltliche Prüfung mit mindestens Berechtigungsstufe 2 an oder ändern Sie seine Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
  3. Im Menü Einstellungen -> Verwaltung -> Genehmigungs-/Bearbeitungsprozess ändern Sie die Stufen auf "2"
  4. Weisen Sie den Genehmigungsschritten die o.g. Mitarbeiter zu.
  5. Geben Sie den Genehmigungsschritten einen Name, der den Benutzern im Unternehmen vertraut sind, diese werden zukünftig für alle Formulare, Benachrichtigungen und Ausdrucke verwendet.
  6. Zuletzt legen Sie die Mitarbeiter an oder weisen diesen einen Vorgesetzten zu, sofern dieser nicht identisch mit dem Genehmiger der 1. Stufe ist.