Neue Funktionen 2025
- Es werden jetzt auch XRechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, xInvoice, E-Invoices im CII XML-Format gem. EN 16931) unterstützt. Diese können derzeit nur als Anhang verarbeitet werden und dann in ein PDF mit integriertem xml umgewandelt (ZUGFeRD).
- Es können jetzt individuelle Text (Warnungen, Hinweise) beim Anlegen einer Abrechnung oder bei bestimmten Kostenarten hinterlegt werden, die der Reisende bestätigen muss.
- Es können jetzt Genehmiger für Reisekosten je Projekt angegeben werden. Diese kommen bei Bedarf statt der Mitarbeiter- oder Abteilungsvorgesetzten zum Tragen.
- Bei der Anlage einer Reisekostenabrechnung können nun weitere Parameter je Mandant oder Benutzergruppe definiert werden.
- Das Protokoll der SEPA-Zahlungen wurde erweitert, um eine bessere Übersicht zu bieten, siehe Reporting -> Zahlungsliste -> Historische SEPA-Downloads
- Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt Benutzer anzulegen, die nur lesenden Zugriff auf die Reisekostenabrechnungen erhalten.
- Nach dem Anlegen des Benutzers haben Sie in den Benutzereinstellungen die Option "Keine Berechtigung zum Ändern".
- Der Benutzer sollte die Berechtigung Stufe 3 haben.
- Der Benutzer darf in diesem Fall keine Genehmigungs-Funktionen erhalten.
- Der Benutzer sieht derzeit nur Abrechnungen im Status geschlossen und kann diese nicht ändern.
- In Listen und Auswertungen sieht der Benutzer aber trotzdem alle Summen und Daten unabhängig vom Status / Genehmigungsstand.
- Sie erhalten Ihre SEPA-Zahlungsdaten jetzt immer auch as Excel-Datei.
Neue Funktionen 2024
- Sie können Abrechnungspositionen jetzt auch unabhängig von Abrechnungen und Workflow im Volltext und nach Zeitraum suchen, drucken und exportieren. Diese Funktion finden Sie im Menü Berichte -> Suche Positionen.
- Es werden jetzt auch XRechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, xInvoice, E-Invoices im CII XML-Format gem. EN 16931) unterstützt. Diese können derzeit nur als Anhang verarbeitet werden und dann in ein PDF mit integriertem xml umgewandelt (ZUGFeRD).
- Es ist möglich Mitarbeitern einen Abwesenheits- oder Reisebonus als Pauschalbetrag (unabhängig von den Verpflegungsmehraufwendungen) auszuzahlen. Dieser kann im Rahmen einer Reiseabrechnung aufgrund gewisser Kriterien automatisch berechnet werden oder manuell erfasst werden.
Grundsätzlich kann ein Fixbetrag je Reise (immer am 1. Reisetag oder nach dem x. Tag) sowie einen Bonus je Reisetag automatisch berechnet werden. Eine Auswahlmöglichkeit je Abrechnung sowie die manuelle Eingabe als Bonus oder Vergütung unter "Sonstiges" ist auch möglich. Passen zu diesen Beträgen erhalten Sie angepasste Berichte u.a. für die Lohnabrechnung.
- Sie können mit Onexma auch höhere als die gesetzlichen Verpflegungs-Pauschalen mit dem Nachweis der entsprechenden Versteuerung abrechnen. Doppelte Pauschalen inkl. der notwendigen Berichte / Nachweise haben wir als fertige Regel im System. Abweichende Beträge müssen wir preüfen / definieren, was aber grundsätzlich möglich ist.
- Administratoren und Sachbearbeiter können jetzt in der Verwaltung Dokumente je Mitarbeiter hochladen und zuordnen. Der Mitarbeiter kann diese sehen oder auch selbst hochladen, z.B. eine Führerscheinkopie. Diese Dokumente sehen Sie auch beim Mitarbeiter in der Benutzerliste. Zusätzlich können diese auch in anderen Formularen u.a. der Reisekostenabrechnung angezeigt werden, z.B. in der Reiseabrechnung als Dauerreiseantrag, Dauervorschuss oder Führerscheinkopie.
Neue Funktionen 2023
- Single Sign-on per externem Identity Provider (IDP) u.a. Apple, Google, LinkedIn und Microsoft Azure/ Entra ID sind jetzt verfügbar.
- Benutzer können jetzt automatisiert aus einer csv-Datei angelegt, geändert und gesperrt werden (auf Anfrage)
- DATEV Unternehmen Online kann jetzt auch nur für die Belegübertragung (ohne Buchungsdatenservice) genutzt werden.
- Die Genehmigung der Reisekostenabrechnung im ersten Workflow-Schritt kann jetzt übersprungen werden, wenn ein Mindestbetrag nicht erreicht wird (Benutzerguppen notwendig).
- Die Einrichtung des Accounts ist mit unserem neuen Wizard noch schneller und einfacher.
- Die Genehmigung im ersten Workflow-Schritt kann übersprungen werden, wenn ein Reiseantrag vorliegt und
der Betrag im Reiseantrag zzgl. einer wählbaren Differenz nicht überschritten wird (Benutzerguppen notwendig).
- Im Formular für neue Reiseanträge oder Abrechnungen können Sie jetzt einen Hinweistext für Ihre Mitarbeiter hinterlegen.
- Mitarbeiter können sich den Nachweis der Verpflegungspauschalen und Abzüge jetzt selbst im Menü Steuer-Berichte herunterladen.
- Sie können Ihre Rechnungen auch per Lastschrift abbuchen lassen.
- In der Abwesenheitsverwaltung werden die Ferientermine der Bundesländer angezeigt.
Neue Funktionen 2022
- Wir haben Ihnen das Versenden von Abrechnungen per E-Mail einfacher gemacht. Beim Versand wird Ihnen die E-Mail-Adresse des Reisenden auch als Empfänger vorgeschlagen.
- Die Einrichtung von DATEV Lohn und LODAS wurden vereinfacht.
- Rechnungen können jetzt auch per SEPA Lastschrift abgebucht werden.
- Die Prüfung doppelter Abrechnungen wurde verbessert.
- Die Erkennung mehrerer Steuersätze bei Nutzung von OCR, z.B. bei Bewirtungen, wurde verbessert.
- Es ist jetzt möglich zu den Hotel- und Fahrtkosten eine Größe für die CO2-Berechung zu erfassen. Siehe Verwaltung -> Firma -> Optionen
Neue Funktionen 2021
- Log4Shell: Onexma ist nicht von Log4Shell betroffen. Wir nutzen kein Log4j oder ähnlich.
- Mit der neuen Funktion "Export+" können Sie Ihre Berichts-Favoriten direkt aus der Liste der Abrechnungen verwenden.
- Neuer Export für DATEV LODAS und DATEV LOHN mit flexibler Konfiguration der Lohnarten
- In den Projektstammdaten können Sie jetzt einen individuellen km-Preis eintragen, der für die Weiterberechnung an Ihre Projekte verwendet wird. Probieren Sie es aus, z.B. mit dem PDF-Bericht unter Berichte -> Weiterberechnung
- Für Mitarbeiter mit Firmenwagen können die km zur Weiterberechnung auch per aufgezeichnet werden.
- Die Übertragung zu DATEV ReWe per Buchungsdatenservice wurde verbessert.
- Für den Mahlzeitenabzug bei Reisen in unterschiedliche Länder wird das Land jetzt automatisch gewäht.
- Beim Import von Projekten werden diese jetzt bei Bedarf geändert, wenn die Projektnummer vorhanden ist.
- Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) wurde überarbeitet und kann für auf Wunsch aktiviert werden. Notwendig für die Zwei-Faktor-Authentisierung ist eine beliebige App, z.B. Microsoft Authenticator, Google Authenticator, Twilio Authy, FreeOTP, LastPass Authenticator.
- Bei entsprechender Berechtigung (Administrator und Sachbearbeiter) kann beim Ändern des Status einer Reisekostenabrechnung direkt eine Benachrichtigung an den Mitarbeiter gesendet werden.
- Für Bewirtungebelege können die Angaben zur Bewirtung jetzt direkt beim Beleg erfasst werden und als zusätzliche Seite in der Reisekostenabrechnung ausgedruckt werden. Bitte klären Sie mit Ihrem Steuerberater die Rechtssicherheit dieser Funktion und wenden sich an unseren Support zur Freischaltung.
- In der Abwesenheitsverwaltung kann die Erfassung von Krankmeldungen jetzt je Benutzergruppe eingeschränkt werden.
Neue Funktionen 2020
- Die Kostenart der meisten Positionen kann jetzt direkt geändert werden, dabei werden alte und neue Kostenart protokolliert.
- Nicht zugeordnete Dokumente können jetzt auch mit einer Mehrfachauswahl gesammelt gelöscht werden.
- Zugeordnete Dokumente in einer Abrechnung können jetzt ohne zu löschen aus der Abrechnung entfernt werden und dann einer anderen Abrechnung oder Position zugeordnet werden.
- Tags/Markierungen
Die Funktion der Markierungen / Tags kann jetzt auch innerhalb der Abrechungen für einzelne Positionen genutzt werden. Z.B. um zu sehen bei welchen Positionen bereits etwas geprüft wurde oder eine Frage an den Einreicher vorliegt.
DATEV Unternehmen Online
Wir haben seit heute die Freigabe von Datev zur Übermittlung von Daten an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen inkl. Beleglink per DATEV Unternehmen Online.
Notwendig dazu ist derzeit, das Sie selbst einen Login für Datev haben und der Datev Buchungsdatenservice für Sie freigegeben ist. Damit wird keine Exportdatei mehr benötigt. Die Buchungsdaten werden direkt an Datev ReWe übermittelt und stehen dort als Stapel zur Verfügung.
Neue Funktionen 2019
- Sie können die Einträge aus der Abwesenheitsverwaltung im iCalendar-Format (iCal) herunterladen oder einen Link zum Einbetten als Internetkalender erhalten, z.B. für Outlook oder Google Mail.
- Es ist jetzt möglich Projekte, Kunden und Kostenstellen in den Einstellungen gesammelt zu aktivieren, deaktivieren oder zu löschen.
- Die Berichte über gezahlte Verpflegungsmehraufwendungen (u.A. für Buchstabe M) als PDF stehen jetzt in unterschiedlichen Druckformaten zur Verfügung.
- Für die Verwaltung von Arbeitsmitteln können neben den Administratoren jetzt beliebige weitere Benutzer berechtigt werden. Details im Menü Verwaltung -> Vertrag
- Für die Verwendung der API kann ein API-Key von einem Administrator im Menü Verwaltung> Firma abgerufen werden. Mit der API können Sie Reisekosten, Kostenstellen und Projekte abfragen und Kostenstellen und Projekte einpflegen.
- Die voreingestellten Steuersätze in der Auswahlliste für verschiedene Kostenarten wurden erweitert.
Neue Funktionen 2018
- Sie erhalten Sie die Benachrichtigungen über eingereichte Reisekosten nicht mehr sofort, sondern als Sammelbenachrichtigung nachts um 3.00 Uhr, wenn die Abrechnung nicht innerhalb von X Tagen bearbeitet wurde. Die Tage X können Sie selbst einstellen unter Einstellungen -> Stammdaten -> Benachrichtigung. Wegen Wochenenden und Feiertagen, sollte der Wert nicht unter 3 sein, da Sie sonst ggf. jeden Tag eine Benachrichtigung erhalten.
Sie erhalten Benachrichtigungen sofort nur, wenn Sie bei einem Benutzer als alleiniger Genehmiger direkt eingetragen sind.
- Jeder Benutzer kann sich ab sofort eine Liste seiner bevorzugten Länder anlegen, die dann in der Landesauswahl oben steht.
- IBAN werden jetzt auch für fast alle europäischen Länder geprüft und die BIC automatisch berechnet.
- Es werden für Europa zukünftig alle Steuersätze als Auswahlliste vorgegeben.
- Das Land und der Steuersatz wird für jeden Tag vorausgewählt, wenn es bereits einen Beleg an diesem Tag gibt.
- Ab 2019 werden wir zusätzlich die Erfassung und Verarbeitung von Vorsteuer aus dem EU-Ausland ermöglichen und die entsprechenden Dateien für die Beantragung über das BOP-Portal des Bundeszentralamt für Steuern erstellen.
- Das Bearbeiten mehrerer Benutzer ist jetzt einfacher mit einer Mehrfach-Auswahlliste. Damit können spezielle Adressfelder, die Gruppe sowie der Status des Vertrages in einem Vorgang bearbeitet werden. Um Benutzer zu löschen, müssen sie inaktiv oder nicht bestätigt sein.
- Beim Import von Benutzern kann jetzt auch Ihre vorhanden Benutzergruppe (Externe Gruppen-ID) verwendet werden.
- Benutzergruppen können zu Geschäftsbereichen zusammengefasst werden, was u.a. einfachere Prozesse und ein besseres Reporting erlaubt. Für die Einrichtung wenden Sie sich an den Support.
- Sie können jetzt auch in der mobilen Ansicht aus Reiseanträgen direkt eine Abrechnung erstellen.
- Es können ab sofort zwei Firmenkreditkarten je Mitarbeiter verwaltet werden. Für die Einrichtung wenden Sie sich an den Support.
- Die neue App für iOS wurde Mitte Mai veröffentlicht und hat Zugriff auf die Dateien-App.
- Die Liste der Exportformate wurde deutlich erweitert.
- Sie können auf Nachrichten in Onexma jetzt auch in der mobilen Ansicht sofort antworten.
- Hochgeladene oder per E-Mail_Archiv empfangene Dokumente werden jetzt mit einer Voransicht angezeigt, die die Zuordnung und Prüfung vereinfacht.
- Die Funktion hochgeladene Dokumente nachträglich zuzuordnen wurde erweitert, sodass diese jetzt auch direkt aus der Abrechnung heraus an Positionen verknüpft werden können. Dazu beim Upload keine Abrechnung auswählen und danach in der Abrechnung bei der jeweiligen Position die Zuordnung nutzen.
- Ebenfalls ist es möglich die hochgeladenen Belegen direkt aus der Abrechnung heraus einzufügen.
- Es gibt jetzt unter Einstellungen -> Verwaltung -> Firma -> Druckoptionen die Möglichkeit eine Buchungsliste in den Abrechnungen auszugeben.
Neue Funktionen 2017
- Ab sofort ist es (zunächst für Benutzer mit erweiterten Rechten wie Sachbearbeiter und Adminsitratoren) möglich den Login zusätzlich zum Passwort mit einer Zwei-Faktor Authentifizierung / Einmal-Passwort (TAN) bzw. Verifizierungscode auf Ihrem Handy abzusichern. Details im Menü Passwort.
- Die neue App für Android wurde Mitte Februar veröffentlich und hat jetzt eine integrierte Foto-/Scan-Funktion.
- In der Liste der Reisekosten ist ab sofort mit der Mehrfachauswahl ein schneller Export als xls/csv möglich.
- Jedem Benutzer kann ab sofort ein eigenes Buchungs-/Verrechnungskonto für eine Firmenkreditkarte zugewiesen werden.
- Das Löschen / Ändern von Genehmigern in den Benutzergruppen wurde übersichtlicher.
- Die direkte Übertagung von Abrechnungen an die Buchhaltung ist jetzt für die ersten Systeme verfügbar, Details finden Sie unter Einstellungen -> Datenaustausch
- Ab sofort ist die Schnittstelle zu Lexware Office freigegeben. Für Lexware Office müssen Sie Onexma einmalig mit Ihrem Lexware Office Konto verknüpfen. Alle Abrechnungen können dann mit einem Klick an Lexware Office übertragen werden. Im Tarif Business werden auch die angehängen Dokumente zu Lexware Office übertragen. Details finden Sie unter Einstellungen -> Datenaustausch
- Ab sofort ist im Tarif Business ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) nach dem BDSG möglich. Details im Menü Einstellungen -> Vertrag/Rechnungen oder auf Anfrage.
- Es können nun Freigaben für Assistenten eingerichtet werden. Damit kann ein Mitarbeiter auch ohne erweiterte Rechte einem anderen den Zugriff auf seine Abrechnungen geben, damit dieser für ihn Reisekostenabrechnungen erstellen, bearbeiten und einreichen kann.
Datenübergabe Buchhaltung
- Für den Export ist es möglich unterschiedliche Verrechnungskonten je Zahlweise anzugeben. Verwaltung -> Buchungskonten.
- Jedem Benutzer kann ab sofort ein eigenes Buchungs-/Verrechnungskonto für eine Firmenkreditkarte zugeweisen werden.
- Für den Export zur Buchhaltung können Bewirtungskosten auch direkt in absetzbare und nichtabzugsfähige Bewirtung (70/30%-Split) aufgeteilt und auf unterschiedliche Konten verteilt werden.
- Für den Export in die Scopevisio-Buchhaltung steht ein neues Format für den "Nur-Konto"-Import zur Verfügung. Hiermit können auch Automatikkonten ohne Änderungen bebucht werden, Menü Berichte -> Erweiterte.
- Für den Export in die Datev-Buchhaltung steht u.a. auch das EXTF-Format zur Verfügung, damit sind Importe ohne Festschreibung möglich, Menü Berichte -> Erweiterte.
- Für den Export zu SAP können auch individuelle Buchungsschlüssel sowie individulle Firmennummern, Kopfteste und Belegtexte vergeben werden.
- Für die Collmex Buchhaltung steht eine Export-Schnittstelle zur Verfügung sowie eine eine direkte Übergabe per API.
- Unsere vollautomatischen Schnittstellen per API zu Lexware Office und Collmex sind jetzt verfügbar. In Kürze folgen SageOne und Scopevisio.
