Reisekostenabrechnung

1. Allgemein
Diese Datenschutzerklärung klärt Nutzer über die Art, den Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch den verantwortlichen Anbieter Onexma Ltd. & Co. KG, Rudolf-Diesel-Str.4, 63322 Rödermark, Tel. +49 69/25720410, E-Mail: datenschutz@onexma.de auf.

Alle Informationen zu Informationspflichten nach Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO finden Sie in diesem PDF.

Wir legen allergrößten Wert auf Datenschutz und -sicherheit. Ihre Daten werden daher streng vertraulich behandelt. In keinem Fall werden Ihre Daten ausgewertet oder Ihre Daten an Dritte weitergegeben. Daten werden nur bei der Nutzung der Anwendung sowie bei Login (IP-Nummern) gespeichert. Angemeldete Benutzer werden NICHT durch Google Analytics oder vergleichbare Analysewerkzeuge ausgewertet.

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten per E-Mail: datenschutz@onexma.de

Firmen im Tarif Business erhalten auf Anfrage einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Dafür fallen ggf. gesonderte Kosten an. Eine Speicherung von persönlichen Daten von Mitarbeitern ist für die Nutzung der Onexma Reisekostenabrechnung nicht unbedingt notwendig. So können Sie viele Funktionen auch ohne Angabe von Klarnamen oder persönlichen E-Mail-Adressen nutzen. Des Weiteren erhalten Firmen im Rahmen der Auftragsverarbeitung eine Dokumentation aller Benutzer mit erweiterten Berechtigungen.

2. Auskunft, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerrufsrecht und Berichtigung
Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung falscher Daten, Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung dieser Daten. Des Weiteren haben Sie das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

3. Datenverarbeitung durch den Besuch unserer Website
Wenn Sie unsere Webseiten aufrufen, ist es technisch notwendig, dass über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver übermittelt werden. Folgende Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:
• Besuchte Domain
• Datum und Uhrzeit der Anforderung
• Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
• Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
• Verwendeter Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
• IP-Adresse des anfordernden Rechners
• Übertragene Datenmenge

Die aufgelisteten Daten erheben wir, um einen reibungslosen Verbindungsaufbau der Website zu gewährleisten und eine komfortable Nutzung unserer Website durch die Nutzer zu ermöglichen. Zudem dient die Logdatei der Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie administrativen Zwecken. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten bzw. der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Diese Webseite sowie unsere E-Mails werden von externen Dienstleistern (Hoster) betrieben. Die personenbezogenen Daten, die dabei erfasst werden, werden auf den Servern der Hoster gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Webseitenzugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln. Der Einsatz der Hoster (z.B. 1und1.de, domainfactory.de, hetzner.de, mailjet.de, mailersend.com) erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unsere Hoster werden Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung der Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen. Um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten, haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit unseren Hostern geschlossen.

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns ggf. kurzzeitig gespeichert. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist uns anhand dieser Daten nicht möglich. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug zum einzelnen Nutzer herzustellen. Es erfolgt keinerlei Auswertung dieser Daten außer für statistische Zwecke in anonymisierter Form. Eine Zusammenführung dieser Daten mit Daten anderer Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Zur Absicherung dieser Website gegen Angriffe und zur Optimierung der Ladezeiten wird CloudFlare genutzt. Cloudflare verarbeitet personenbezogene Daten gemäß den mit Cloudflare abgeschlossen Standardvertragsklauseln (Notwendige Verarbeitung zur Bereitstellung des Dienstes für den Kunden ). Cloudflare erhebt statistische Daten über den Besuch dieser Website. Zu den Zugriffsdaten gehören: Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider. Cloudflare verwendet die Protokolldaten für statistische Auswertungen zum Zweck des Betriebs, der Sicherheit und der Optimierung des Angebots. Die gesammelten Rohdaten werden dort nach eigenen Angaben i.d.R. innerhalb von 4 Stunden, spätestens nach 3 Tagen, wieder gelöscht. Hier finden Sie [Informationen zu den dort gesammelten Daten] und zu [Sicherheit & Datenschutz bei CloudFlare].

4. Kontaktformular/Email
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

5. Registrierung/Email
Sie haben die Möglichkeit, sich für bestimmte auf unserer Webseite bereitgestellte Dienste zu registrieren und damit ein Benutzerprofil anzulegen. Im Rahmen der Registrierung und Einrichtung erheben und verwenden wir folgende personenbezogenen Daten:
• Vorname, Nachname, Anrede
• E- Mail- Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit der Registrierung
Darüber hinaus können freiwillige Angaben gemacht werden (z. B. Postanschrift, Telefonnummer etc.). Sie erhalten mit Ihrem Nutzerkonto die Möglichkeit, weitere Teile unserer Webseite zu nutzen und sich für die von Ihnen erworbenen Angebote einzuloggen. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist bei Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Verarbeitung zur Erbringung der gewünschten Dienste erforderlich ist. Ihre Daten werden gelöscht, sobald das Nutzerkonto auf unserer Website gelöscht wird und soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Eine Änderung und/oder Löschung ihres Benutzerskontos einschließlich der von Ihnen angegebenen Daten können Sie nach einen Log-in in der Regel direkt in Ihrem Benutzerkonto vornehmen oder durch entsprechende Nachricht an unseren Support veranlassen.

6. Cookies
Wir verwenden so genannte Cookies, um unsere Seite besser auf Sie anzupassen. Bei „Cookies“ handelt es sich um kleine Textdateien, die im Speicher Ihres Internet-Browsers abgelegt werden. Die Cookies unserer Website werden u.a. genutzt um Ihre Sprache, Funktionen Ihres Browsers und Ihr Endgerät zu erkennen und damit z.B. die Datumseingabe und Auswahllisten zu vereinfachen. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte Session-Cookies, welche nach dem Schließen des Browsers automatisch gelöscht werden. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen oder die Speicherdauer abläuft. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Teilweise dienen die Cookies dazu, durch Speicherung von Einstellungen Websiteprozesse zu vereinfachen (z. B. das vorhalten bereits ausgewählter Optionen). Sofern durch einzelne von uns implementierte Cookies auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO entweder zur Durchführung des Vertrages oder gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der bestmöglichen Funktionalität der Website sowie einer kundenfreundlichen und effektiven Ausgestaltung des Seitenbesuchs.

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Sofern Sie beim Login in den Kundenbereich die Option "Login merken" nutzen, speichern wir dies als Präferenz-Cookies in Ihrem Browser, ansonsten werden von unserer Seite nur notwendige, funktionale Cookies verwendet.

7. Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter
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8. Datenschutzerklärung für die Nutzung von Google Analytics
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10. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bemisst sich an den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. aus dem Handelsrecht und dem Steuerrecht). Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht. Sofern Daten zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind oder unsererseits ein berechtigtes Interesse an der Weiterspeicherung besteht, werden die Daten gelöscht, wenn Sie zu diesen Zwecken nicht mehr erforderlich sind oder Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch gemacht machen.

Stand März 2022

Onexma bietet im Tarif Business ein umfangreiches und sehr flexibles Genehmigungs- und Workflowsystem zur Prüfung, Genehmigung, Verarbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen.

Solange Sie nur einen Benutzer im System angelegt haben, ist die Genehmigung für die Reisekostenabrechnung nicht relevant.

Bei mehreren Benutzern im System können Sie unter Einstellungen -> Genehmigungsprozess, die gewünschte Anzahl Genehmigungs- bzw. Workflowstufen eintragen und den Benutzern die jeweiligen Rechte erteilen. Diese erhalten dann ein zusätzliches Menu "Genehmigung".

Zusätzlich zu den Bevollmächtigten einer Genehmigungsstufe können bei jedem Mitarbeiter abweichende Genehmiger für die 1. Stufe eingetragen werden, somit kann (meistens die fachliche Prüfung) durch einen Projektleiter, Abteilungs-, Gruppen- oder Niederlassungsleiter (alternativ durch die Einsatzplanung oder Reisestelle) erfolgen.

Grundsätzliche Themen finden Sie auf der Startseite.

Zu versteuernde Positionen können in der Reisekostenabrechnung direkt vermerkt werden. Für den Fall, dass Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden, im Rahmen der Lohnabrechnung aber versteuert werden müssen, bietet Onexma ein einfaches Formular sowie einen übersichtlichen Report als PDF, der auch als Beleg/Bescheinigung für die Lohnsteuer genutzt werden kann.

Typische Anwendungsfälle sind die 3-Monatsregel (Dreimonatsfrist, Dreimonatsregelung), die Erstattung von Verpflegungspauschalen über den gesetzlich steuerfreien Pauschalen, Abrechnung von Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug per km-Abrechnung mit höherem km-Satz als steuefrei, Erstattung von Mahlzeiten ohne Pauschalabzug oder Abzug des Sachwertbezuges oder jegliche Zahlung von Leistungen, die einen geldwerten Vorteil darstellen.

Um die Spesenabrechnung für den einzelnen Benutzer so einfach wie möglich zu gestalten, ist die Versteuerung erst nach der Einreichung der Abrechnung sichtbar. Der Genehmiger, Sachbeabeiter oder Administrator können die entsprechnden Positionen über ein einfaches Häckchen markieren (Menü Bearbeiten -> zu versteuern).

Im Berichtswesen (Menü Berichte -> Steuerberichte) können Sie die Versteuerung als Monats- oder Jahresbericht im PDF-Format abrufen, dabei wird Ihnen in einem Vorgang wahlweise auch für alle Mitarbeiter ein entsprechender Nachweis generiert. Nach dem Schliessen der Reisekostenabrechnung ist die Versteuerung nicht mehr änderbar.

Zur Nutzung der 3-Monats-Regel muss im Mandant mindestens ein 1-stufiger Genehmigungs- bzw. Workflow-Prozess definiert sein. Diese Vorgehensweise ist unabhängig von der Nutzung (und automatischen Berechnung) des Pauschalabzuges bzw. Sachbezugsabzuges direkt bei den Reisekosten.

Bei entsprechender Berechtigung (min. Stufe 2 *) kann ein Mitarbeiter im Menü "Alle Abrechnungen" neue Abrechnungen auch für andere Mitarbeiter anlegen und Reports erstellen oder bestehende Abrechnungen bearbeiten.

Zusätzlich kann jeder Benutzer Freigaben für Assistenten einrichten. Damit kann ein Mitarbeiter auch ohne erweiterte Rechte einem anderen den Zugriff auf seine Abrechnungen geben, damit dieser für ihn Reisekostenabrechnungen erstellen, bearbeiten und einreichen kann. Siehe Einstellungen - Stammdaten.

* Mitarbeiter der Berechtigungsstufe 3 haben Zugriff auf alle Mitarbeiter, in Stufe 2 muss der Mitarbeiter auch als direkter Vorgestzter eines anderen Mitarbeiters eingetragen sein.

Grundsätzlich wird der Mandant für Ihren Benutzer im Tarif Business automatisch angelegt. Beim ersten Login müssen Sie lediglich ein paar Fragen beantworten, alles Weitere geschieht automatisch im Hintergrund.

Normalerweise sollte die Einrichtung eines Mandanten mit maximal 2 Genehmigungsschritten in 5-10 Minuten erledigt sein. Die Zeit sparen Sie dann schon jeden Monat bei der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen.

Wenn Sie wünschen, unterstützen wir Sie auch telefonisch bei der Einrichtung, um den optimalen Prozess und Workflow für Sie abzubilden.

Sie können die Onexma Reisekostenabrechnung und im Tarif Business auch die komplette Benutzer- und Spesenverwaltung mit vollem Funktionsumfang inklusive der Apps für iPhone, Android und iPad nutzen.

Firmenkunden können während der Testphase alle gewünschten Funktionen im Tarif Business wie Berechtigungssystem, Berichtswesen, Genehmigungsprozess und Workflow aktivieren und auf ihre Anforderungen anpassen.

Sie können auch während der Testphase beliebig viele Benutzer anlegen. Empfehlenswert ist es, zunächst die Benutzer anzulegen, die Genehmigungs- oder Sachbearbeiterfunktion einnehmen, dazu klicken Sie auf Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer anlegen und lassen dort die Option "Benutzer ab sofort kostenpflichtig aktivieren" = nein

Benutzer, die Abrechnungen genehmigen dürfen, benötigen mindestens Berechtigungsstufe 2 und Benutzer, die Abrechnungen bearbeiten dürfen, benötigen mindestens Stufe 3.

Als Investor und Beratungsgesellschaft verfolgt die Buchanan GmbH klare Ziele: Servicequalität, Effizienz, Nachhaltigkeit und eine faire Rendite. Und dazu zählt auch ein leistungsfähiges System für die Reisekostenabrechnung. „Zum ersten Mal seit 25 Jahren macht die Abrechnung meiner Reisekosten richtig Spaß. Und im Vergleich zu früher brauche ich nur noch ein Zehntel der Zeit für die Kontrolle und Freigabe der Abrechnungen meiner Mitarbeiter“, lobt Steven Wilkinson, geschäftsführender Gesellschafter der Buchanan GmbH.

Thomas Keßler, Gründer und Inhaber des Unternehmens, formuliert das so: „Wir sind als schlagkräftiges Unternehmen auf Tools angewiesen, die maximalen Nutzen mit minimalem Einsatz erzielen. Davon profitieren neben unseren Mitarbeitern vor allem unsere Kunden. onexma.com sahen wir als Chance, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und unseren Mitarbeitern eine wenig beliebte Arbeit zu erleichtern. [ ... ] Ich kenne keine andere Software, die eine derart einfache Bearbeitung und Genehmigung der Reisekostenabrechnungen erlauben würde.“

Die EPI-USE Gruppe ist ein weltweites Software- und Beratungsunternehmen im Umfeld von SAP HR. Aufgrund umfangreicher Anforderungen aus unterschiedlichen Tochtergesellschaften entschied man sich bei der Reisekostenabrechnung für onexma.com. Henrik Stammer, Geschäftsführer der Epi-Use Labs GmbH, erinnert sich: „Die Produktbeschreibung von onexma.com klang vielversprechend. Wie gut das System tatsächlich ist, ahnten wir damals allerdings nicht.“

„Wir sind mit dem Tool sehr zufrieden. Unsere Zielsetzungen bei der Einführung von ONEXMA waren: Automatisierung und Beschleunigung der Reisekostenabrechnung, die Transparenz deutlich zu erhöhen und die interne Prozesssteuerung wesentlich zu vereinfachen, Minimierung der „Papierflut“, Reduzierung des manuellen Pflege- und Berechnungsaufwandes sowie einfache übersichtliche Menüführung. Wir möchten das unkomplizierte und zeitsparende System nicht mehr missen.“ TriOS