• Es können je Benutzergruppe unterschiedliche Sach-/Gegenkonten verwendet werden, z.B. für die Unterscheidung von Mitarbeiter/Unternehmer, für Tochtergesellschaften oder Niederlassungen. Tragen Sie zuerst die Konten ein unter Einstellungen -> Buchungskonten und weisen diese dann in der Benutzergruppe zu.
• Für den Export, Buchungs- und Zahlungslisten können Benutzergruppen zu Bereichen zusamengefasst werden. Jeder Bereich erhält eine individuelle Bezeichnung und ist zusätzlich in der Auswahl der Gruppen verfügbar.
• Bei Nutzung von Benutzergruppen können auch unterschiedliche Rechnungsanschriften erfasst und den Gruppen zugeordnet werden.
• Jeder Benutzer kann seiner Bankverbindung eine zusätzliche Zahlungsreferenz hinzufügen. Bei Nutzung der SEPA-XML-Datei wird diese dem Verwendungszweck vorangestellt, z.B. für die Verbuchung auf einem Kreditkartenkonto.

Onexma stellt Ihnen alle erfassten und berechneten Daten in umfangreichen Berichten, Listen und als Export zur Verfügung. Alle Details sehen Sie auf der Startseite.

• Controlling: Sie können im Menüpunkt Berichte Summen je Mitarbeiter und Kostenart nach Monat und Jahr abrufen, sowie Summen je Mitarbeiter, Projekt, Kunde und Kostenstelle. Zusätzlich haben Sie dort einen Drill-Down auf Einzelbelege mit den entsprechenden Zuordnungen.
  
  
• Buchhaltung / Zahlungsverkehr: Im Menü 'Alle Abrechnungen' finden Sie Buchungslisten je Abrechnung oder als Summenliste je Monat mit Aufschlüsselung nach Kostenarten und Steuersätzen. Falls Ihre Mitarbeiter kreditorisch buchen, erhalten Sie die Buchungsliste auch mit Gruppierung nach Mitarbeitern, Kostenarten und Steuersätzen.
  
  
• Die Zahlungsvorschlagsliste erhalten Sie ebenfalls in zwei Formaten: als Summenliste mit Monatssummen und als Zahlungsvorschlagsliste mit Einzelabrechnungen.
  
  
• Einen Bericht über einen Zeitraum können Sie mit diversen Optionen und einem Zusatztext abrufen unter Berichte -> PDF-Bericht.
• Die Zurodung / Weiterberechnung nach Projekt, Kunde oder Kostenstelle kann als PDF-Report wahlweise mit zusätzlichem Text und gescannten Belegen ausgedruckt werden.
• In Zahlungsvorschlagslisten, Buchungslisten und vielen erweiterten Berichten kann das Bezugsdatum ausgewählt werden. Meistens kann gewählt werden zwischen Belegdatum, Enddatum (Ende der Reise oder des Abrechnungszeitraumes), dem Einreichdatum oder dem Erledigungsdatum der Abrechnung. Bitte beachten Sie, dass die beiden Letzen nur bei entsprechendem Status Ergebnisse liefern.
• Das PDF-Archiv (alle Abrechnungen eines Zeitraumes als PDF gedruckt und in ein zip verpackt) im Menü Berichte -> Export Archiv ist für die jeweils letzten drei Jahre verfügbar und auch für Benutzer im Tarif Home.
• In den Berichts-/Exportvorlagen können Sie sich Favoriten anlegen, dann stehen diese ganz oben und Sie können eine Notiz für sich oder Ihre Kollegen hinzufügen, siehe Menü Berichte -> Erweiterte.
• In den Berichts-/Exportvorlagen können Sie auch nach Stichworten oder Themen (SAP, Datev, Lexware, Projekte, Mitarbeiter) suchen, siehe Menü Berichte -> Erweiterte.
• Unter Berichte -> Erweiterte Berichte -> Einstellungen steht Ihnen auch ein Export der Projekte zur Verfügung
• Zahlungsvorschlagslisten können direkt als SEPA XML exportiert und bei vielen Banken direkt im Web oder mit einer Banking-Software übermittelt werden. Hierfür ist die Bankverbindung als Ausgangskonto in den Stammdaten der Firma notwendig.

Für abweichende Listen oder Exportformate nutzen Sie die Funktion Eigene Reports oder Export

• Eigene Reports: Sie haben hier unterschiedliche Reportvorlagen, die Berichte (auch mit individuellen Filtern) als PDF oder (HTML)-Tabelle erzeugen. Nicht alle Reportvorlagen stehen in allen Formaten zur Verfügung, insbesondere im PDF Format sind Listen mit vielen Spalten oft nicht darstellbar.
  
  
• Export: Für den Export gibt es ebenfalls unterschiedliche Reportvorlagen, die Ihnen Dateien im csv/Excel-Format erzeugen. Diese werden ebenfalls mit individuellen Filtern kombiniert und sind für unterschiedliche Zwecke und Anwendungen nutzbar. Vorlagen für den csv-Export stehen oft auch als Tabelle zur Verfügung, damit können Sie sich vor dem Export bequem eine Vorschau generieren.
  
  
• Eigene Reportvorlagen: Wenn Sie ein eigenes Format als Reportvorlage oder für den Export benötigen, können wir Ihnen eine Vorlage nach Ihren Bedürfnissen erstellen, bitte wenden Sie sich hierfür an den Support.
  
  Übliche Anpassungen sind:
  • Datumsverwendung (Belegdatum, Reisedatum, Exportdatum)
  • Datumsformat
  • Zuordnungen (Kostenstelle, Kunde, Projekt)
  • Mitarbeiterfelder (Username, MA-Nummer, Kreditor)
  • Freitextfelder (Kombination, Trennzeichen, Längenbegrenzung)
  • Land-/Ortsbezeichnungen
• Für den Export verwenden Sie für Datev, Buchhaltung oder ERP-Systeme bitte immer das CSV-Format, für die manuelle Weiterverarbeitung Excel (XLS) und für die Voransicht oder Druck das Format HTML.

Reisekosten

• Für die Berichtserstellung der Zuordnungen nach Projekt, Kunde oder Kostenstelle wird als Absender des PDF-Berichtes jetzt die alternative Adresse je Benutzergruppe verwendet. Außerdem ist der Filter nicht nur nach Mitarbeiter sondern auch je Benutzergruppe möglich.
• Für Österreich (Reisegebührenverordnung / RGV): Ab 2016 trennt Onexma die inländischen und ausländischen Verpflegungspauschalen nach Stunden (Abrechnung zuvor tageweise). Bitte erfassen Sie daher auch bei Auslandsreisen immer zuerst den gesamten Reisezeitraum mit dem Inlandssatz und dann zusätzlich die Zeiten, in denen Sie sich im Ausland aufgehalten haben.

Drei-Monats-Regel

• Sie werden jetzt auf Verpflegungspauschalen hingewiesen, wenn diese unter die 3-Monats-Regel (Dreimonatsfrist, Dreimonatsregelung) fallen. Der Hinweis erscheint in jeder Abrechnung bei der Prüfung / Bearbeitung. Voraussetzung ist die Zuordnung von Kunden oder Projekten!
• Zusätzlich können Sie im Menü Berichte alle potentiellen Abrechnungen einsehen können. In der Liste kann eine Unterbrechung von einem Monat leider nicht erkannt werden, daher sehen Sie in der Detailansicht (Icon am Ende der Zeile) die fraglichen Tage nach Woche gegliedert mit den entsprechenden Abrechnungs- und Positionsnummern. Positionen die bereits als "zu versteuern" markiert sind, werden nicht berücksichtigt.

Verwaltung

Zusatzleistungen wie individuelle Berichtsanpassungen, Datenimport, Online-Schulungen etc. können jetzt direkt im Bereich Einstellungen -> Vertrag zum Festpreis gebucht werden. Alle Serviceleistungen werden zum Festpreis bzw. für 19,50 € je 15 Minuten abgerechnet.

• Onexma bietet nun im Tarif Business das Modul Geschäftsreiseantrag. Mit dem Reiseantrag, der je Benutzergruppe mit Genehmigungsprozess und zusätzlichen Aufgaben (auch für Dritte) und Workflow individuell konfiguriert werden kann, können Prozesse im Unternehmen besser abgebildet und in die Reisekostenabrechnung integriert werden.
• Aufgaben im Rahmen des Antrages oder Workflows können Prozesse oder Aufgaben, z.B. an die Reisestelle zwecks Flug- oder Hotelbuchung sein. Es können aber auch Kosten- oder Budgetprüfungen an den Kostenstellen- oder Abteilungsleiter sein oder eine Fahrzeugbuchung an den Fuhrparkmanager abgebildet werden.
• Zur Konfiguration gehen Sie bitte in die Benutzergruppe und aktivieren dort den Reiseantrag je Gruppe.
  
  
• Sie erhalten dort einen neuen Reiter mit den Einstellungen für den Reiseantrag:
  • Es können je Gruppe ein oder mehrere Genehmiger angegeben werden
  • Sie können je Gruppe ein oder mehrere Aufgaben hinzufügen, die bei der Beantragung oder der Genehmigung ausgelöst werden können oder müssen.
  • Für jede Aufgabe ist eine Kurzbeschreibung, eine ausführliche Erklärung sowie ein Notizfeld für den Reisenden und den Genehmiger möglich
  • Je Aufgabe muss eine zuständige Person eingetragen werden, die zuständige Person wird über die Aufgabe benachrichtigt und sieht diese im Dashboard.
• Alle Daten des Reiseantrages werden direkt in die Reisekostenabrechnung übernommen. Wird eine Abrechnung ohne Reiseantrag angelegt der der Reiseantrag ist (noch) nicht genehmigt, erscheint eine Warnung.
• Für Fragen oder individuelle Anforderungen wenden Sie sich bitte an den Support, Anpassungen sind möglich.

• Für die Berechnung der Urlaubstage kann ab sofort das Wochenende definiert werden. Je Benutzergruppe kann eingestellt werden, ob Samstag und Sonntag oder nur der Sonntag als Wochenende zählen. Zusätzliche Regeln sind möglich.
• Die Resturlaubstage können jetzt gesammelt aus dem Vorjahr übernommen werden. Im Menü Abwesenheit -> Summen finden Sie unter der Liste einen Button. Der Button ist nur aktiv, wenn Sie das Vorjahr gewählt haben. Es werden alle Mitarbeiter berücksichtigt, die nicht ausgeschieden sind und keine Tage beantragt haben (Anträge müssen zuerst bearbeitet werden).
• Inaktive Benutzer werden in der Monatsübericht nicht mehr angezeigt, was die Übersichtlichkeit erhöht.

• Für im Stundenzettel/Zeiterfassung erfasste Zeiten könne die vorgegebenen Zeiten jetzt selbst definiert werden siehe Menü Einstellungen -> Standardwerte.
• In der Projektverwaltung sind Zusatzinforamtionen verfügbar. Insbesondere bei Nutzung des Stundenzettels können hier die ausführende Firma, ein Partner sowie Angaben zu Preis, Menge Einheit und Budget eingetragen werden. Die Zusatzfelder werden im Export der Zeiten bereücksichtigt.
• In der Listenansicht des Stundenzettels wurde die Suche erweitert. Die Suche innerhalb der Projekte und der Weiterberechnungsstatus stehen jetzt als Optionen zur Verfügung.
• Für im Stundenzettel/Zeiterfassung erfasste Zeiten kann die Weiterberechnung vermerkt werden. Jeder Abgerechneten Zeit kann in einer Sammelaktion eine Rechnungsnummer eingetragen werden.
• Im Menü Stundenzettel -> Liste finden Sie Checkboxen vor den Zeiten, diese können sinnvollerweise mit Filtern eingegrenzt werden, z.B. je Projekt, Mitarbeiter oder Zeitraum.
• Die Checkboxen sind inaktiv, wenn der Benutzer keine ausreichende Berechtigung für diesen Vorgang hat, eine Rechnung bereits eingetragen wurde oder der Datensatz in der Urlaubsverwaltung eingetragen wurde.
• Die Funktion steht allen Benutzern mit Minimum Berechtigung Sachbearbeiter zur Verfügung.
• Einträge mit einer Rechnungsnummer können dann nicht mehr geändert oder gelöscht werden.
• Die Rechnungsnummer wird in der Listenansicht und im Export mit ausgegeben.

Für die Felder Zuordnung (Projekt/Kunde/Kostenstelle) kann sich jeder Benutzer individuelle Standardwerte hinterlegen, die bei der Eingabe vorausgefüllt werden - siehe Menü Einstellungen -> Standardwerte. Dort haben Sie auch zwei zusätliche Felder für die Weiterberechnung: Werteliste (in %) und Standardwert (in %). Wenn Sie die Werteliste leerlassen, können Sie einen freien Wert eintragen; wenn Sie dort eine Liste von Werten eintragen, wird diese als Auswahlliste verwendet. Der Standardwert wird jeweils vorausgefüllt. Wenn die Werteliste genutzt wird, muss der Standardwert auch in der Werteliste enthalten sein.

• Der Projekt - und Kundenimport wurden verbessert, doppelte Projekt werden nicht importiert und es wird eine Warnung ausgegeben.

• Für die km-Abrechnung kann jetzt zwischen zwei Formularen für Erfassung und Änderungen gewählt werden: automatische km-Berechnung mit Google Maps oder manuelle Erfassung der Strecke.
• Der Betrag und die Einheit je km oder Meile können jetzt für jeden Benutzer abweichend von der Standardregel festgelegt werden.
• Beim Erfassen von Fahrten in der Monats- oder Periodenabrechnung mit km-Pauschale wird ab sofort immer der zuletzt eingetragene Ort für als Startort für die nächste Fahrt vorgeschlagen. Bei der Reiseabrechnung werden weiterhin Startort und Zielort der Abrechnung für die Streckenerfassung genutzt.

Fahrtenliste

• In der Gruppenverwaltung können Sie erweiterte Felder für eine Fahrtenliste (Menü Fahrzeugmanagement) aktivieren. Damit stehen bei der Eingabe von km-Pauschalen Felder für km-Ständen und Anfangs-/End-Zeiten einer Fahrt zur Verfügung. Diese Daten können im Menü Berichte -> Fahrtenliste ausgegeben werden. ACHTUNG: Diese Liste erfüllt NICHT die Anforderungen ein Fahrtenbuch für die Steuererklärung. Elektronische Fahrtenbücher müssen zeitnah geführt sein und unveränderbar sein, dies ist mit der km-Abrechnung nicht gegeben.

Der Stundenzettel eignet sich sowohl zur reinen Abrechnung von Arbeitszeiten und Fahr-/Pausenzeiten als auch zur Abrechnung von Stunden je Projekt. Die Projekte werden bequem aus einer Auswahlliste gewählt, wofür jeder Benutzer jeweils seine eigene Vorgabe hinterlegen kann. Im Gegensatz zur Abwesenheitsverwaltung werden hier Stunden, keine Tage verwaltet und der Onexma Stundenzettel ist keine Zeiterfassung mit Pausen-/ Arbeitszeitkonten.

Zur besonders schnellen Erfassung können Sie selbst definieren, wieviele Zeitblöcke je Tag Sie auf einmal eintragen möchten und ob jeder Zeitblock einem anderen Projekt zugeoordnet werden soll/kann. Zusätzlich ist ein Fakturierungsvermerk, der Ort und eine Tätigkeitsbeschreibung erfassbar.

Eine grafische Wochendarstellung mit direkter Editiermöglichkeit erleichtert die Übersicht und benutzerfreundliche Bedienung.

Den Stundenzettel müssen Sie in den Benutzergruppen aktivieren. Die dort geltenden Einstellungen für Projektzuordnungen gelten auch für den Stundenzettel der jeweiligen Gruppe.

Im Menü Einstellungen -> Stundenzettel können Sie die Grundeinstellungen wie Zeiten je Tag, Orts- und Tätigkeitsfelder festlegen und die Auswahl der genutzten Zeitarten (u.a. Arbeitszeit, Pause, Urlaub, Krank, Schulung) individuell eingerichten.

Im Menü Berichte -> Erweitert -> Zeiten können alle Daten als xls und csv exportiert werden.