Allgemein

• In langen Auswahllisten (über 15 Einträge) für Projekte, Kunden, Kostenstellen, Länder oder Mitarbeiter ist jetzt ein Suchfeld zur Liste verfügbar.
• Mitarbeitern können jetzt Projekte zugeordnet werden, damit sieht der Mitarbeiter nur noch die für Ihn verfügbaren Projekte.
• Für ausgeschiedene Mitarbeiter können Sie jetzt selbst neue Mitarbeiter aktivieren. Nach der Kündigung des ausgeschieden Mitarbeiters und der Aktivierung des neuen Mitarbeiters können Sie unter Benutzer bearbeiten die freigewordene Lizenz auf den neuen Benutzer übertragen.

Reisekosten

• Für Mandanten im Business Tarif können zusätzliche Benachrichtigungen bei Statuswechsel einer Abrechnung an deren Inhaber verschickt werden. Im Standard werden Benachrichtigungen nur an den Genemiger verschickt. Die Benachrichtigung wird jeweils bei der erfolgten Genehmigung verschickt und kann für Sie für jede Genehmigungsstufe getrennt vom Kundenservice eingerichtet werden.
• Sie können jetzt als Sachbearbeiter oder Administrator auch geschlossene Abrechnungen selbst zurücksetzen: In der Liste der Reisekosten wählen Sie den Status geschlossen und geben ggf. eine Abrechnungsnummer ein. Nach dem Klick auf Suchen werden die Kästchen vor den Abrechnungen aktiv. Mit dem Markieren ein oder mehrerer Abrechnungen wird der Button "Status ändern" verfügbar.
• Die Versteuerung (z.B. für die 3-Monats-Regel) kann jetzt auch nachträglich und für mehrere Abrechnungen gleichzeitig und vom Benutzer selbst eingetragen werden.
  Dafür muss in der Liste der Abrechnungen zuerst nach Status gefiltert werden, damit werden die Checkboxen vor den Abrechnungen aktiv, nach Auswahl mindestens einer Abrechnung kann unten über das Funktionsmenü die Versteuerung für die gewählte(n) Abrechnung(en) geändert werden.

Reisekosten

• Beim Hochladen von Dokumenten können nun mehrere Dateien gleichzeitig ausgewählt und übertragen werden.
• Es wurden 30 weitere Währungen in die tägliche Aktualisierung aufgenommen, u.a. Afghanischer Afghani, Äthiopischer Birr, Aruba-Florin, Barbados-Dollar, Jemen-Rial, Ukrainischer Hrywnja
• Zusätzliche Kostenarten hinzugefügt: Bildung, Snacks, Geschenke, Arbeitsmittel
• Die Benachrichtigung für zu genehmigende Reisekostenabrechnungen kann vom Benutzer nun selbst ausgewählt werden unter Einstellungen -> Stammdaten -> Benachrichtigung. Es jeweils der Zeitraum seit Fälligkeit eines Antrages in Tagen einstellbar.
• Für jeden Benutzer kann jetzt ein abweichender Empfänger der Abrechnungen eingetragen werden. Einstellungen -> Verwaltung -> Benutzer bearbeiten -> Anschrift -> Empfänger abweichend (Funktion muss aktiviert sein unter Optionen).
• Die Sortierung der Anlagen beim gleichzeitigen Hochladen wurde verbessert und erfolgt jetzt alphanumerisch nach Dateiname.
• In der Übersicht aller Reisekostenabrechnungen kann jetzt der Status für mehrere Abrechnungen gleichzeitg geändert werden.
• Im Mandant des Business-Tarifes sind jetzt neue Optionen möglich:
  - Empfängeradresse je User abweichend
  - Dokumentanhang je Reisekosten-Position erlaubt
  - Dokumentanhang nur je Reisekosten-Position erlaubt (wichtig für DATEV-Dokumentarchiv)
  Details unter Einstellungen -> Verwaltung -> Firma -> Optionen.
• Zusätzliche Kostenarten hinzugefügt bei Bewirtung: Trinkgeld, Catering, Teammeeting
• Die Erkennung von Dokumenten bei der Funktion EMail-to-Archiv wurden verbessert. PDF-Dateien mit unterschiedlichen Seitengrößen werden jetzt richtig verarbeitet, große Bilddateien werden nun in Graustufen verkleinert und an A4 angepasst. TIF-Formate werden auf Wunsch* akzeptiert und u.a. für den Export bereitgestellt. Bitte wenden Sie sich bei Interesse an den Support. (*Einschränkungen bei der Druckausgabe)

Druckoptionen

• Im Mandant des Business-Tarifes ist jetzt ein Logo für die Webansicht und den PDF-Druck getrent einstellbar unter Einstellungen -> Verwaltung -> Firma -> Logo upload.
• Neue Druckoptionen sind verfügbar, u.a. Abrechnungsnummer im Kopf verbergen, Steuerspate, Summenzeile und Genehmigungsvermerk im PDF drucken/verbergen, Notizfeld in Tabellen drucken anstatt darunter
• Abrechnungen können jetzt auch ohne Prozess per E-Mail weitergeleitet werden, allerdings ändert sich dadurch nicht der Status und es ist keine Genehmigung möglich.

• Die Ansicht des Urlaubskalenders kann für Benutzergruppen oder alle freigeben werden.
• Die Listen der Abwesenheitsverwaltung können nach Status (geplant, beantragt, gebucht), dem Jahr und der Art (Urlaub, Krankheit) gefiltert werden.
• Es ist jetzt eine Jahresansicht verfügbar.
• Sie können neben Urlaubs- und Krankentagen nur auch (Projekt-)Planungszeiten im Kalender verwalten, bitte wenden Sie sich bei Interesse an den Support.
• Ab sofort können je Mitarbeiter und Geschäftsjahr abweichende Urlaubstage hinterlegt werden, z.B. wenn der MA nach Betriebszugehörigkeit zusätzliche Urlaubstage erhält oder z.B. aufgrund Teilzeit die Urlaubstage reduziert werden. Eingabe unter Einstellungen -> Benutzer bearbeiten -> Urlaub -> Urlaubstage abweichend
• Für jede Benutzergruppe kann die Sichtbarkeit im Monats-/Jahreskalender definiert werden:
  - Mitarbeiter sehen nur Ihren eigenen Kalender
  - Mitarbeiter sehen nur den Kalender der eigenen Gruppen
  - Mitarbeiter sehen alle Kalender
• Für die Abwesenheits-/Urlaubsverwaltung finden jetzt einen Berichtsvorlage unter Berichte –> Erweitert -> Zeiten, mit dem Sie die Kranken- oder Urlaubstage im Excelformat als XLS mit Autofiltern herunterladen können und so auch freie Zeiträume auswerten können.
• Sie können jetzt im Formular Admin-Buchung für eine Urlaubseintragung auch eine gesamte Benutzergruppe auswählen und diese für alle Gruppenmitgleider eintragen, ohne das eine Genehmigung erforderlich ist.

Krankentage

• In der Krankmeldung wird jetzt unterschieden ob eine Bescheingung vorliegt oder nicht.
• Für die Krankentage können - abweichend von den Urlaubstagen - je Benutzergruppe zusätzliche Sachbearbeiter ohne Zugriff auf die Urlaubsgenehmigung eingetragen werden.
• Die Ansicht der Krankentage im Monats-/Jahreskalender kann je Benutzerguppe eingestellt werden:
  - Ansicht für alle Mitarbeiter farbig markiert
  - Ansicht für alle Mitarbeiter anonymisiert
  - Keine Ansicht
  Ausgenommen sind der Administrator und der Sachbearbeiter für die Krankentage.

• Mit den Benutzergruppen ist es möglich mehrere Genehmiger für einen Genehmigungs-/Workflowschritt zuzulassen und für jede Gruppe eine andere Anzahl Schritte vorzugeben.
• Für jede Benutzergruppe kann eine unterschiedliche Bezeichnung für die Genehmigungs-/Workflowschritte vergeben werden.
• Für jede Benutzergruppe kann ein individueller Hilfetext, der nach dem Login oder beim Anlegen einer Reisekostenabrechnung angezeigt wird hinterlegt werden.
• Für Benutzergruppen können ab sofort ein abweichender Firmenname sowie eine abweichende Empfängeradresse für den PDF-Druck angegeben werden.