Reisekostenabrechnung
Erfassung von Kennzeichen und Kilometerstand
Rechtlich ist Kennzeichen und km-Stand nur beim Fahrtenbuch, nicht aber bei der Reisekostenabrechnung vorgeschrieben, wenn Sie diese Daten trotzdem erfassen wollen/sollen, können Sie das Notizfeld dafür nutzen oder in der Gruppenverwaltung das Fahrzeugmanagement aktivieren.
Workflow / Prozessschritte der Reisekostenabrechnung einrichten
Ein einfacher Workflow / Genehmigungsprozess bzw. die Prozessschritte für die Reisekostenabrechnung können wie folgt aussehen:
- Der Mitarbeiter erfasst seine Reisekostenabrechnung, scannt seine Belege - sofern Sie das wünschen - und reicht diese online ein.
- Sein direkter Vorgesetzter oder der Kostenstellenverantwortliche wird automatisch benachrichtigt und prüft online die Abrechnung (und ggf. die beigefügten Belege) inhaltlich / sachlich, d.h. die Angaben zu Zeitraum, Ort, Zweck und ggf. die Höchstbeträge. In dieser Stufe muss keine Kenntnis oder Prüfung der steuerlichen Belange erfolgen. Bei Einwänden oder Rückfragen sendet er diese direkt im System an den Ersteller der Abrechnung, damit bleibt die Kommunikation transparent und revisionssicher mit der Abrechnung verknüpft. Bei Zustimmung wird er die Abrechnung genehmigen und der Buchhalter oder Sachbearbeiter wird automatisch informiert.
- Dieser prüft im nächsten Schritt insbesondere die steuerlichen Belange, ändert ggf. die Abrechnung und bearbeitet Buchungslisten und/oder Zahlungsvorschläge. Nach Abschluss "genehmigt" er diesen Schritt oder schließt die Abrechnung ab.
- Optional kann ein weiterer Mitarbeiter die Zahlung prüfen, die Weiterberechnung nach Zeitraum und Status der Abrechnungen bearbeiten.
Zur Einrichtung des o.g. Workflows gehen Sie wie folgt vor:
- Legen Sie einen Buchhalter oder Sachbearbeiter für die Prüfung der 2. Stufe mit mindestens Berechtigungsstufe 3 an oder ändern Sie für einen Benutzer die Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
- Legen Sie einen Vorgesetzten für die inhaltliche Prüfung mit mindestens Berechtigungsstufe 2 an oder ändern Sie seine Berechtigung unter Einstellungen -> Benutzer -> Benutzer bearbeiten.
- Im Menü Einstellungen -> Verwaltung -> Genehmigungs-/Bearbeitungsprozess ändern Sie die Stufen auf "2"
- Weisen Sie den Genehmigungsschritten die o.g. Mitarbeiter zu.
- Geben Sie den Genehmigungsschritten einen Name, der den Benutzern im Unternehmen vertraut sind, diese werden zukünftig für alle Formulare, Benachrichtigungen und Ausdrucke verwendet.
- Zuletzt legen Sie die Mitarbeiter an oder weisen diesen einen Vorgesetzten zu, sofern dieser nicht identisch mit dem Genehmiger der 1. Stufe ist.
IONITY hat die optimale Lösung gefunden
IONITY ist ein Joint Venture der Automobilhersteller BMW Group, Daimler AG, Ford Motor Company und des Volkswagen Konzerns mit Audi und Porsche. Unser Ziel: entlang europäischer Hauptverkehrsachsen ein Netzwerk leistungsfähiger Schnell-Ladestationen für Elektrofahrzeuge aufzubauen und zu betreiben. „Onexma ist ein einfaches und leicht verständliches Tool, welches für Unternehmen mit nationaler Reisekostenabrechnung bestens geeignet ist. Die Seite ist intuitiv aufgebaut, so dass es so gut wie keinerlei Einarbeitung der Kollegen erfordert.“ Samja Puncochar, IONITY GmbH