Reisekostenabrechnung

• Es werden jetzt auch XRechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, xInvoice, E-Invoices im CII XML-Format gem. EN 16931) unterstützt. Diese können derzeit nur als Anhang verarbeitet werden und dann in ein PDF mit integriertem xml umgewandelt (ZUGFeRD).
  
  
• Es können jetzt individuelle Text (Warnungen, Hinweise) beim Anlegen einer Abrechnung oder bei bestimmten Kostenarten hinterlegt werden, die der Reisende bestätigen muss.
• Es können jetzt Genehmiger für Reisekosten je Projekt angegeben werden. Diese kommen bei Bedarf statt der Mitarbeiter- oder Abteilungsvorgesetzten zum Tragen.
• Bei der Anlage einer Reisekostenabrechnung können nun weitere Parameter je Mandant oder Benutzergruppe definiert werden.
• Das Protokoll der SEPA-Zahlungen wurde erweitert, um eine bessere Übersicht zu bieten, siehe Reporting -> Zahlungsliste -> Historische SEPA-Downloads
• Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt Benutzer anzulegen, die nur lesenden Zugriff auf die Reisekostenabrechnungen erhalten.
  - Nach dem Anlegen des Benutzers haben Sie in den Benutzereinstellungen die Option "Keine Berechtigung zum Ändern".
  - Der Benutzer sollte die Berechtigung Stufe 3 haben.
  - Der Benutzer darf in diesem Fall keine Genehmigungs-Funktionen erhalten.
  - Der Benutzer sieht derzeit nur Abrechnungen im Status geschlossen und kann diese nicht ändern.
  - In Listen und Auswertungen sieht der Benutzer aber trotzdem alle Summen und Daten unabhängig vom Status / Genehmigungsstand.
• Sie erhalten Ihre SEPA-Zahlungsdaten jetzt immer auch as Excel-Datei.

• Sie können Abrechnungspositionen jetzt auch unabhängig von Abrechnungen und Workflow im Volltext und nach Zeitraum suchen, drucken und exportieren. Diese Funktion finden Sie im Menü Berichte -> Suche Positionen.
• Es werden jetzt auch XRechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, xInvoice, E-Invoices im CII XML-Format gem. EN 16931) unterstützt. Diese können derzeit nur als Anhang verarbeitet werden und dann in ein PDF mit integriertem xml umgewandelt (ZUGFeRD).
  
  
• Es ist möglich Mitarbeitern einen Abwesenheits- oder Reisebonus als Pauschalbetrag (unabhängig von den Verpflegungsmehraufwendungen) auszuzahlen. Dieser kann im Rahmen einer Reiseabrechnung aufgrund gewisser Kriterien automatisch berechnet werden oder manuell erfasst werden.
  
  Grundsätzlich kann ein Fixbetrag je Reise (immer am 1. Reisetag oder nach dem x. Tag) sowie einen Bonus je Reisetag automatisch berechnet werden. Eine Auswahlmöglichkeit je Abrechnung sowie die manuelle Eingabe als Bonus oder Vergütung unter "Sonstiges" ist auch möglich. Passen zu diesen Beträgen erhalten Sie angepasste Berichte u.a. für die Lohnabrechnung.
  
  
• Sie können mit Onexma auch höhere als die gesetzlichen Verpflegungs-Pauschalen mit dem Nachweis der entsprechenden Versteuerung abrechnen. Doppelte Pauschalen inkl. der notwendigen Berichte / Nachweise haben wir als fertige Regel im System. Abweichende Beträge müssen wir preüfen / definieren, was aber grundsätzlich möglich ist.
  
  
• Administratoren und Sachbearbeiter können jetzt in der Verwaltung Dokumente je Mitarbeiter hochladen und zuordnen. Der Mitarbeiter kann diese sehen oder auch selbst hochladen, z.B. eine Führerscheinkopie. Diese Dokumente sehen Sie auch beim Mitarbeiter in der Benutzerliste. Zusätzlich können diese auch in anderen Formularen u.a. der Reisekostenabrechnung angezeigt werden, z.B. in der Reiseabrechnung als Dauerreiseantrag, Dauervorschuss oder Führerscheinkopie.

• Single Sign-on per externem Identity Provider (IDP) u.a. Apple, Google, LinkedIn und Microsoft Azure/ Entra ID sind jetzt verfügbar.
• Benutzer können jetzt automatisiert aus einer csv-Datei angelegt, geändert und gesperrt werden (auf Anfrage)
• DATEV Unternehmen Online kann jetzt auch nur für die Belegübertragung (ohne Buchungsdatenservice) genutzt werden.
• Die Genehmigung der Reisekostenabrechnung im ersten Workflow-Schritt kann jetzt übersprungen werden, wenn ein Mindestbetrag nicht erreicht wird (Benutzerguppen notwendig).
• Die Einrichtung des Accounts ist mit unserem neuen Wizard noch schneller und einfacher.
• Die Genehmigung im ersten Workflow-Schritt kann übersprungen werden, wenn ein Reiseantrag vorliegt und der Betrag im Reiseantrag zzgl. einer wählbaren Differenz nicht überschritten wird (Benutzerguppen notwendig).
• Im Formular für neue Reiseanträge oder Abrechnungen können Sie jetzt einen Hinweistext für Ihre Mitarbeiter hinterlegen.
• Mitarbeiter können sich den Nachweis der Verpflegungspauschalen und Abzüge jetzt selbst im Menü Steuer-Berichte herunterladen.
• Sie können Ihre Rechnungen auch per Lastschrift abbuchen lassen.
• In der Abwesenheitsverwaltung werden die Ferientermine der Bundesländer angezeigt.

• Log4Shell: Onexma ist nicht von Log4Shell betroffen. Wir nutzen kein Log4j oder ähnlich.
• Mit der neuen Funktion "Export+" können Sie Ihre Berichts-Favoriten direkt aus der Liste der Abrechnungen verwenden.
• Neuer Export für DATEV LODAS und DATEV LOHN mit flexibler Konfiguration der Lohnarten
• In den Projektstammdaten können Sie jetzt einen individuellen km-Preis eintragen, der für die Weiterberechnung an Ihre Projekte verwendet wird. Probieren Sie es aus, z.B. mit dem PDF-Bericht unter Berichte -> Weiterberechnung
• Für Mitarbeiter mit Firmenwagen können die km zur Weiterberechnung auch per aufgezeichnet werden.
• Die Übertragung zu DATEV ReWe per Buchungsdatenservice wurde verbessert.
• Für den Mahlzeitenabzug bei Reisen in unterschiedliche Länder wird das Land jetzt automatisch gewäht.
• Beim Import von Projekten werden diese jetzt bei Bedarf geändert, wenn die Projektnummer vorhanden ist.
• Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) wurde überarbeitet und kann für auf Wunsch aktiviert werden. Notwendig für die Zwei-Faktor-Authentisierung ist eine beliebige App, z.B. Microsoft Authenticator, Google Authenticator, Twilio Authy, FreeOTP, LastPass Authenticator.
• Bei entsprechender Berechtigung (Administrator und Sachbearbeiter) kann beim Ändern des Status einer Reisekostenabrechnung direkt eine Benachrichtigung an den Mitarbeiter gesendet werden.
• Für Bewirtungebelege können die Angaben zur Bewirtung jetzt direkt beim Beleg erfasst werden und als zusätzliche Seite in der Reisekostenabrechnung ausgedruckt werden. Bitte klären Sie mit Ihrem Steuerberater die Rechtssicherheit dieser Funktion und wenden sich an unseren Support zur Freischaltung.
• In der Abwesenheitsverwaltung kann die Erfassung von Krankmeldungen jetzt je Benutzergruppe eingeschränkt werden.

• Ab sofort ist es (zunächst für Benutzer mit erweiterten Rechten wie Sachbearbeiter und Adminsitratoren) möglich den Login zusätzlich zum Passwort mit einer Zwei-Faktor Authentifizierung / Einmal-Passwort (TAN) bzw. Verifizierungscode auf Ihrem Handy abzusichern. Details im Menü Passwort.
• Die neue App für Android wurde Mitte Februar veröffentlich und hat jetzt eine integrierte Foto-/Scan-Funktion.
• In der Liste der Reisekosten ist ab sofort mit der Mehrfachauswahl ein schneller Export als xls/csv möglich.
• Jedem Benutzer kann ab sofort ein eigenes Buchungs-/Verrechnungskonto für eine Firmenkreditkarte zugewiesen werden.
• Das Löschen / Ändern von Genehmigern in den Benutzergruppen wurde übersichtlicher.
• Die direkte Übertagung von Abrechnungen an die Buchhaltung ist jetzt für die ersten Systeme verfügbar, Details finden Sie unter Einstellungen -> Datenaustausch
• Ab sofort ist die Schnittstelle zu Lexware Office freigegeben. Für Lexware Office müssen Sie Onexma einmalig mit Ihrem Lexware Office Konto verknüpfen. Alle Abrechnungen können dann mit einem Klick an Lexware Office übertragen werden. Im Tarif Business werden auch die angehängen Dokumente zu Lexware Office übertragen. Details finden Sie unter Einstellungen -> Datenaustausch
• Ab sofort ist im Tarif Business ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) nach dem BDSG möglich. Details im Menü Einstellungen -> Vertrag/Rechnungen oder auf Anfrage.
• Es können nun Freigaben für Assistenten eingerichtet werden. Damit kann ein Mitarbeiter auch ohne erweiterte Rechte einem anderen den Zugriff auf seine Abrechnungen geben, damit dieser für ihn Reisekostenabrechnungen erstellen, bearbeiten und einreichen kann.

Die Pauschalsätze für Verpflegungsmehraufwand sind für alle Länder weltweit immer aktuell in Onexma hinterlegt und werden in zwei Fällen automatisch berechnet:

1. Sie legen eine Reise-Abrechnung für einen kompletten Abwesenheitszeitraum an. Dabei geben Sie das Start-, das Enddatum sowie ein Land an, für den die Verpflegungs-/ Tagespauschalen dann automatisch in der Abrechnung erzeugt werden. In den erzeugten Positionen ist mit Anzahl, Betrag und Länderpauschale eindeutig nachvollziehbar, wie der Betrag berechnet wurde. Abzüge die ggf. für eine erhaltene Mahlzeit berücksichtigt werden müssen, werden in diesem Fall ebenfalls automatisch erzeugt, sobald in einer Position eine Mahlzeit angegeben wird.
   
   
2. Sie legen eine Zeitraums- oder Monatsabrechnung an - hierbei wird noch keine Pauschale erzeugt. Sie haben aber nun in der Kategorie "Hinzufügen Verpflegung" eine zusätzliche Auswahl "Verpflegungsmehraufwand Tagespauschale", bei der Sie ebenfalls für einen oder mehrere Tage die Abwesenheit erfassen. Für diesen Zeitraum werden nun die entsprechenden Tagespauschalen / Verpflegungspauschalen automatisch berechnet und der Abrechnung hinzugefügt. Für mehrere Reisen innerhalb Ihres Abrechnungszeitraumes wiederholen Sie die Eingabe.
   
   

Bitte beachten Sie bei der Länderangabe:

Die aktuell gültigen Pauschalen für die Reisekostenabrechnung finden Sie unter nachfolgendem Link.

Die Übernachtungspauschale gehört zur Reisekostenabrechnung. Sie beträgt in Deutschland 20€ pro Tag. Die Übernachtungspauschale ist für Mitarbeiter steuerfrei, allerdings darf ein Unternehmen sie nicht als Betriebsausgabe deklarieren. Die in Deutschland gültigen Übernachtungspauschalen für alle Länder weltweit sind in Onexma hinterlegt und werden automatisch aktualisiert.

Wenn Sie eine Reise in diverse Länder angelegt haben, müssen Sie beim Hinzufügen einer Position Übernachtung -> Übernachtungspauschale die Länder und die Anzahl der Nächte angeben. Bei zusätzlichen Ländern rufen Sie das Formular erneut auf.

Bitte beachten Sie, dass Selbständige i.d.R. nur tatsächliche Übernachtungskosten und keine Übernachtungspauschalen abrechnen dürfen. Bitte fragen Sie Ihren steuerlichen Berater, welche Regelung für Sie zutrifft.

Übernachtungspauschale

Die Übernachtungspauschale wird bei Onexma immer automatisch berechnet.

Onexma berechnet automatisch den Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug nach der Pauschalregel oder als Abzug des Sachbezugswertes. Alle Pauschalen werden von uns automatisch aktualisiert. Eine Übersicht der wichtigsten Funktionen finden Sie auf der Startseite.

Der Abzug kommt immer dann zum Tragen, wenn Sie Verpflegungsmehraufwand abrechnen und Mahlzeiten von der Firma erstattet bekommen. Der Wert der erstatteten Mahlzeit stellt einen geldwerten Vorteil gemäß Lohnsteuer-Durchführungsverordnung dar. Geldwerte Vorteile müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Zur Vereinfachung können diese aber bereits in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. * (siehe unten)

Hierfür gibt es zwei Ansätze:

• Den Abzug des Pauschalbetrages von 20% für Frühstück und je 40% für Mittagessen und Abendessen bezogen auf den 24-Stunden Betrag der Verpflegungsmehraufwendungen.
• Den Abzug des Sachwertes, was seit 2011 erleichtert nutzbar ist und in vielen Fälen die günstigere Variante ist. Bitte beachten Sie die geänderte Regel ab 01.01.2014

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Auswahl / Vorgabe bei den Onexma Einstellungen:

* Wie Ihre Firma den geldwerten Vorteil handhabt erfragen Sie bitte bei Ihrem Buchhalter oder Steuerberater. Bitte beachten Sie auch den Onexma Beratungsauschluss.

Normalerweise wird das Frühstück im Inland mit 19% MwSt. oder 0% MwSt. im Ausland erfasst. Bitte beachten Sie, dass Sie den Abzug für Mahlzeit im Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug eintragen müssen. Hierzu muss dies in den Stammdaten aktiviert sein (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen).

Bei einer Reisekostenabrechnung wird das Frühstück automatisch berechnet, wenn dies in den Stammdaten aktiviert ist (Einstellungen -> Abrechnungs-Einstellungen). Zur Erfassung des Frühstücksabzug / Mahlzeitenabzug benutzen Sie bitte das Formular unter Hinzufügen Verpflegung -> Mahzeitenabzug.

Je nach Vorgabe in Ihren Abrechnungs-Einstellungen werden als Pauschalabzug für ein Frühstück 20% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit bzw. für ein Mittagessen oder Abendessen jeweils 40% des Verpflegungsmehraufwandes für die 24-stündige Abwesenheit abgezogen oder der nachfolgend genannte Sachbezugswert.

Reisekostenreform 2014

Bitte beachten Sie, dass der Sachbezugswert / Sachwert ab 01.01.2014 nicht mehr genutzt werden darf, wenn dem Mitarbeiter die Verpflegungspauschale gezahlt wird. In diesem Falle ist immer der Pauschalabzug mit 20% für Frühstück bzw. 40% für Mittag- oder Abendessen abzuziehen.

Änderung der Verpflegungspauschalen 2020

Ab dem 01.01.2020 gelten für inländische Reisen in Deutschland neue Pauschalen: 14 € über 8 Std. Abwesenheit und 28 € bei 24 Std. Abwesenheit.

Die Sachbezugswerte für 2012 betrugen:
Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen: 2,87 Euro, Abendessen: 2,87 Euro
Ab 01.01.2013 gelten: Frühstück: 1,57 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 2,87 Euro
Ab 01.01.2014 gelten: Frühstück: 1,63 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,00 Euro
Ab 01.01.2016 gelten: Frühstück: 1,67 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,10 Euro
Ab 01.01.2017 gelten: Frühstück: 1,70 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,17 Euro
Ab 01.01.2018 gelten: Frühstück: 1,73 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,23 Euro
Ab 01.01.2019 gelten: Frühstück: 1,77 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,30 Euro
Ab 01.01.2020 gelten: Frühstück: 1,80 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,40 Euro
Ab 01.01.2021 gelten: Frühstück: 1,83 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,47 Euro
Ab 01.01.2022 gelten: Frühstück: 1,87 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,57 Euro
Ab 01.01.2023 gelten: Frühstück: 2,00 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 3,80 Euro
Ab 01.01.2024 gelten: Frühstück: 2,17 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 4,13 Euro
Ab 01.01.2025 gelten: Frühstück: 2,30 Euro, Mittagessen und Abendessen: je 4,40 Euro

In Reisekostenabrechnungen kann die Vorsteuer als Prozentsatz erfasst werden und wird automatisch berechnet. Da die Vorsteuer den Reisen selbst in der Regel nicht betrifft wird die Vorsteuer im Ausdruck der Abrechnung stan­dard­mä­ßig nur als Betrag ausgegeben.

In den Druckoptionen (Einstellungen -> Verwaltung -> Einstellungen) können Sie dies ändern und den Druck von Summen und Notizen konfigurieren.

Die detaillierten Angaben zur Vorsteuer mit Prozentsatz und Betrag wird in der Regel erst bei in der Buchhaltung benötigt, daher sind die Werte mit Steuern und Prozentsatz unter Alle Abrechnungen -> Monatsbuchungsliste nach Kostenart und Vorsteuersatz summiert dargestellt. Hiermit müssen ähnliche Positionen nicht einzeln in der Buchhaltung erfasst werden.